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2015. 09. 09 /

일 잘되고 즐거운 사무실 만들기


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하루에 11시간 가까이 회사에서 보내는 우리나라 직장인들에게 있어서 사무실은 제2의 집이고, 동료 직원들은 제2의 가족이나 다름없습니다. 그래서일까요? 최근 들어 많은 기업이 사무실 인테리어나 사무실 자리 배치 등 사무환경에 대해 관심을 두고 새롭게 개선을 해나가고 있습니다. 그러나 사무환경을 새로 꾸미거나 개선하기 전 꼭 주의해야 하는 점이 있습니다. 사무환경을 구축할 때는 자유로운 상호교류를 지원하는 환경과, 업무에 몰입할 수 있는 환경 모두를 동시에 만족하게 해야 한다는 점인데요. 기업의 비전을 비롯한 자유로운 정보 공유는 경영진과 사원이 같은 목표를 바라보며 창의성과 열정을 발휘하도록 돕습니다. 그와 동시에 업무에 적합한 크기와 유닛의 가구 계획, 업무 영역을 방해하지 않는 동선 계획과 같이 업무에 몰입할 수 있는 사무실 레이아웃을 조성해주는 것은 일 잘되고 즐거운 일터를 만드는 데 꼭 필요한 요소입니다. 그렇다면 어떻게 해야 직원들의 커뮤니케이션을 활발하게 하면서 동시에 업무 효율성까지 높일 수 있는 사무실을 만들 수 있을까요?

▶ 공간은 얼마나 중요할까?
1. 공간이 가진 특별한 힘 (CLICK)
2. 사무환경, 왜 중요할까? (CLICK)
3. 사무실 천장은 높을수록 좋을까? (CLICK) 

 

 

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커뮤니케이션이 활발해지는 공간 만들기

1. 효과적인 미팅을 위한 회의실

회사 생활에서 빼놓을 수 없는 것 중 하나가 바로 협업입니다. 동일 부서 구성원들의 상호 교류는 물론 타 부서와의 원만한 업무 교류는 업무 효율성을 높이는 데 가장 중요한 조건인데요. 원활한 커뮤니케이션과 협업은 업무 생산성을 향상하는 데 큰 영향을 미치기 때문에 이를 충분히 반영한 사무환경을 만드는 것이 매우 중요합니다.

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그렇기에 전체 업무공간 중 적어도 9~12%는 회의공간으로 할애해서 직원들이 업무와 관련된 커뮤니케이션을 자유롭게 할 수 있는 사무실을 만들어 주는 것이 바람직합니다. 회의공간을 조성할 때는 기업에서 발생하는 회의규모와 형태에 부합하도록 계획해서 효율적인 협업이 이뤄지도록 해주는 것이 좋은데요. 하나의 큰 회의실에 교실처럼 수많은 책상을 일렬로 배치하는 것보다는, 규모가 작은 회의실에 서로가 마주 보고 의견을 교류할 수 있도록 테이블을 배치하는 것이 더욱 효율적입니다.

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만약 사무실 공간이 협소해서 여러 개의 미팅 룸을 만드는 것이 힘들거나, 혹은 수시로 업무 협의가 이뤄지는 일이 잦다면 부서별로 회의 테이블을 배치해주시는 것도 좋은 방법입니다. 4인 셀 당 1개 정도의 회의 테이블을 배치해주면 개인적으로 업무를 처리하다가도 수시로 발생하는 문제점이나 업무 협의, 짧은 회의를 보다 편리하게 할 수 있습니다.

▶ 좋은 회의실의 조건 4가지
인기 있는 회의실, 이건 꼭 있다!(CLICK) 

 

2. 자유로운 분위기의 공용 휴게 공간

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| 삼성카드 사내도서관 (출처: 삼성카드 블로그)

원활한 사내 커뮤니케이션을 촉구하기 위한 두 번째 방법은 바로 휴게공간을 만들어주는 것인데요. 직원들이 보다 창의적인 아이디어를 내도록 유도하고 싶다면 회의와 휴게의 기능을 겸비한 멀티휴게공간을 조성해주는 것이 좋습니다. 특히, 넥슨이나 NHN 같은 창의적인 아이디어가 매주 중요한 게임회사와 IT 기업들이 이런 인테리어의 멀티 공간을 많이 채택해서 적용하고 있습니다.

▶ 아이디어를 공유하는 멀티지식공간
오피스 내 지식창조공간의 확장, 기업 LIBRARY (CLICK) 

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|퍼시스 본사 하늘마루

이 외에도 구성원들이 서로 정보와 아이디어를 공유할 수 있는 별도의 공간을 만들어준다면 서로의 아이디어를 더 발전시킬 수 있는 기회를 얻게 할 수 있습니다. 또한, 자연스러운 친밀감 형성을 위해 동아리 활동, 부서 연합 점심 모임과 같은 제도적인 뒷받침이 함께 된다면 더 원활한 의사소통이 가능한 사무실로 만들어나갈 수 있답니다.

 

 

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업무 몰입을 돕는 환경 만들기

이렇게 상호 교류를 위한 공간을 만듦으로써 직원들 간의 소통이 늘어나는 것은 좋지만, 그렇다고 해서 개인의 업무 집중도가 떨어져서는 안 되겠지요? 새로운 사무환경을 계획할 때, 개개인의 업무 집중을 위한 환경에 대한 고민 없이 협업과 커뮤니케이션을 위한 공간계획에만 치중하게 된다면 개인의 업무집중도 하락으로 인해 조직의 협업 효율성 또한 낮아질 수 있습니다. 결국, 새로운 사무환경을 계획할 때 유념해야 할 점은 집중과 협업의 균형인데요. 여기서 균형은 기업의 문화, 업무 특성에 따라 그 비율을 조율하는 것이 바람직합니다.

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| 효과적인 사무실 자리 배치도 (출처: pentaarch.com/)

업무 몰입을 돕는 환경을 만들 때는 사무환경 계획 단계부터 부서별 이석/재석 비율, 외부 출입빈도, 방문객 수, 업무 보안성, 협업 여부 등의 업무특성과 상관관계를 고려해서 자리를 배치해주면 업무효율 향상에 큰 도움이 됩니다. 회의가 잦은 부서는 회의실 근처에 배치하거나 부서 공간 내에 별도의 회의공간을 만들어준다든가 하는 식으로 말이지요.

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적절한 높이의 파티션 역시 임직원들의 업무 몰입을 대폭 향상시킬 수 있는 방법입니다. 너무 높은 높이의 파티션은 시야를 가로막아 서로의 커뮤니케이션을 저하시키는 요인이 되지만, 고개를 살짝 올리거나 몸을 일으켰을 때 상대방의 얼굴이 눈에 보이는 높이 정도는 업무 집중력과 커뮤니케이션 모두를 균형 있게 유지할 수 있습니다. 참고로 우리나라 기업들이 가장 많이 사용하는 파티션이 높이는 1.2m라고 하니 지금 내 책상 앞에 있는 파티션의 높이와 비교해 볼 수 있겠지요?

▶ 업무에 몰입할 수 있는 사무환경
조용하고 집중이 잘 되는 사무실, 어떻게 만들까? (CLICK) 

 


 지금까지 직원들의 즐거운 회사 생활을 만들고 업무 효율성도 높여줄 사무실 꾸미기 TIP을 알려드렸는데 어떠셨나요? 많은 기업이 오픈 오피스를 표방하며 사내 문화를 개방적으로 바꾸고 있는 최근, 자유로운 커뮤니케이션을 위한 사무 환경을 만드는 것은 점점 더 중요해지고 있습니다. 직원들이 개인의 업무 수행에만 집중하게 되면 서로간의 의견 공유가 줄어들어 회사의 발전에 도움이 될 참신한 아이디어를 얻기 힘들어지기 때문이지요. 만약 우리 회사 분위기가 너무 경직되어서 자유로운 의견을 펼치기 어렵다고 느껴지신다면? 퍼시스가 알려드린 이번 팁을 통해서 업무 효율성을 대폭 증진시킬 수 있는 사무실을 꾸며주세요. 직원들이 좋아하는 일 잘되고 즐거운 일터를 만드는 데 큰 도움이 될 테니까요!

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