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2016. 01. 20 /

OFFICE TREND| 새로운 업무 형태, 스마트 워킹


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IT 기술의 발달은 시간과 공간의 경계를 허물며 우리의 삶을 변하게 하고 있습니다. 가장 대표적인 변화는 바로 모바일 오피스(Mobile Office)로 대변되는 스마트 워킹(Smart Working)인데요. 꿈으로만 상상해왔던 움직이는 사무실은 어느새 우리 삶에 자연스럽게 녹아들었습니다. 스마트 워킹, 함께 알아볼까요?

 

 

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스마트 워킹(Smart Working)이란?

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스마트 워킹(Smart Working)이란 정보통신기술(ICT)를 이용해 고정된 사무실에서 벗어나 언제 어디서나 편리하게 업무를 수행하는 것을 말합니다. 스마트 워킹은 유연한 근무환경으로 직원들의 창의적 사고를 돕고, 업무 과정에서 발생하는 비생산적 요소를 줄여준다는 장점을 가지고 있습니다.

그리고 이러한 스마트 워킹이 보편화되는 데 가장 큰 기여를 한 것이 바로 모바일 오피스(Mobile Office)입니다. 모바일 오피스는 랩탑과 스마트폰 등으로 언제 어디서나 필요한 정보를 찾아보고, 그 자리에서 바로 업무를 수행하는 근무 형태를 말하는데요. 컴퓨터와 정보통신 기술을 바탕으로 직원이 있는 곳이 바로 사무실이 된다는 개념입니다.

우리가 외부에서도 개인 랩탑으로 회사 내 클라우드에 접속해 업무 자료를 내려 받고, 외근 중 이메일이나 메신저로 급히 들어온 요청에 스마트폰으로 바로 답하는 것 등이 바로 모바일 오피스이자 스마트 워킹인 것이지요. 이제 조금은 스마트 워킹이 무엇인지 감이 오시나요?

 

 

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스마트 워킹 사례

아직 우리나라에서는 스마트 워킹이 보편화되지는 않았지만 몇몇 기업에서는 시범적으로 스마트 워킹을 운영하고 있습니다. 생활용품 전문 브랜드인 피죤은 스마트 워킹을 적극 권장하고 시행하고 있는 회사입니다. AR 시스템이라는 이름의 새로운 출퇴근 시스템을 도입하여 직원들의 자유로운 출퇴근을 보장한 것인데요. 가족과 함께하는 시간과 충분한 개인 여가 시간을 제공하여 직원들의 큰 호응을 얻고 있습니다.

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NH농협은행은 스마트워크 우수사례 공모전에서 우수기관으로 선정될 만큼 스마트 워킹이 잘 자리잡은 기업입니다. 2013년 처음 모바일 오피스를 도입한 이래 NH농협은행은 사내 그룹웨어와 내부업무규정은 물론 시간과 장소에 구애받지 않는 전자결재까지 가능한 모바일 플랫폼을 구축하였습니다. 또한, 전 영업점에 태블릿 PC를 공급해 이를 업무에 적용하고 있지요.

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사기업만이 아니라 공공기관 역시 스마트 워킹을 장려하고 있습니다. 행정자치부는 타 지역에 출장, 교육 등을 온 공무원들을 위해 일할 수 있는 스마트 워크센터를 운영하고 있는데요. 출퇴근, 출장, 교육 등의 장시간 이동으로 인해 발생되는 비효율을 개선하고자 곳곳에 ICT 인프라를 갖춘 공용 사무실을 마련한 것입니다. 출장 후 관할 지역으로 되돌아가는 대신 출장지에서 가장 가까운 워크 센터에서 잔업을 처리하고 바로 퇴근할 수 있도록 한 것이지요. 이를 통해 직원들은 업무 처리 속도의 향상 및 장거리 이동에 대한 부담을 줄일 수 있고, 나아가 삶의 질 역시 향상할 수 있게 되었습니다.

 

 

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스마트 워킹을 도와주는 다양한 툴

-두꺼운 명함집 대신 휴대폰 하나로, 명함 관리 어플리케이션

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| 명함 관리 어플리케이션 (출처: 리멤버 공식홈페이지)

스마트 워킹의 가장 큰 특징은 모든 자료들이 IT 기기에 저장되고 IT 기기를 통해 전달된다는 점입니다. 수년간 쌓인 수많은 자료들을 페이퍼로 관리하기란 쉽지 않은 일인데요. 아무리 모바일 메신저나 이메일 소통이 다수를 이룬다고 하더라도, 새로운 파트너나 거래처를 만나 가장 먼저 하는 것은 명함 교환이기에 명함 관리의 중요성은 여러 번 강조해도 부족하지 않습니다. 교환한 명함을 바로 저장하지 않았다가 뒤늦게 번호를 찾느라 고생한 경험은 다들 한 번씩은 있을 텐데요. 이러한 어려움을 해결해주는 것이 바로 명함관리 어플리케이션입니다. 사용자가 일일이 이름과 직함, 번호를 입력하는 것이 아니라 사진만 찍으면 자체적으로 문자를 인식하여 명함 정보가 스마트폰에 저장되는 것이지요. 이러한 명함관리 어플리케이션은 간편하고 뛰어난 사용성으로 많은 직장인에게 널리 사용되고 있습니다. 리멤버나 CamCard가 대표적인 명함 관리 어플리케이션입니다.

 

– 문서 작성부터 편집까지, 모바일 오피스

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| 모바일 오피스 프로그램 (출처: 폴라리스 오피스 공식 홈페이지)

모바일 오피스 프로그램은 PC에서만 사용할 수 있던 문서 편집 프로그램을 스마트 폰이나 태블릿 PC에서도 사용할 수 있도록 도와주는 프로그램입니다. 모바일 오피스 프로그램의 활성화로 이제는 우리는 어디서나 바로 자료를 확인하고 실시간으로 수정할 수도 있게 되었습니다. 회사에서 하던 일을 카페 혹은 지하철 이동 중에 이어서 처리할 수 있기에 내 시간과 일정에 맞춰 업무 스케줄을 조율하는 스마트 워킹이 실현된 것입니다. 이러한 모바일 오피스 프로그램 시장은 향후 발전 가능성이 매우 크기에 Microsoft사나 Google사에서도 관련 프로그램을 제작 및 배포하고 있습니다. 모바일용 MS Office나 구글 닥스(Google Docs), 폴라리스 오피스가 대표적인 모바일 오피스 프로그램입니다.

 

– 나의 생각을 그때그때 공유할 수 있는 노트 어플리케이션

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| 공유 노트 프로그램 (출처: 에버노트 공식 홈페이지)

모든 IT 기기를 이어주는 공유 노트 프로그램은 PC와 스마트폰, 태블릿 PC, 랩탑 등 모든 장치에서 사용할 수 있는 프로그램입니다. 문득 떠오르는 아이디어를 바로 기록할 때도, 혹은 팀원들과 함께 아이디어를 공유할 때도 유용하게 사용되는데요. 스마트폰에서 입력한 문서를 바로 회사 PC나 개인 랩탑으로 확인하고 이를 즉각적으로 다른 이들에게 전달할 수도 있어 사용자가 언제 어디서나 생각을 정리하고 공유할 수 있도록 해주는, 진정한 스마트 워킹을 도와주는 오피스 툴이지요. 특히, 점점 비중이 늘어나고 있는 협업을 지원하기 위해 모바일과 PC를 통한 회의 기능까지 제공하는 경우도 많아지면서 별도의 메신저 대신 노트 프로그램 안에서 모든 업무를 처리할 수도 있습니다. 노트 어플리케이션은 정말 다양하고 종류가 많은데요. 그 중 직장인들에게 가장 널리 사용되고 있는 것은 에버노트(Evernote)와 MS에서 만든 원노트(OneNote)입니다.

왜 이처럼 ‘협업’이 중요해졌을까?
왜 협업이 주목받을까? (CLICK)

 

– 효과적인 시간 관리를 돕는 일정 관리 어플리케이션

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| 일정 관리 어플리케이션 (출처: 분더리스트 공식 홈페이지)

이전에는 개인 스케쥴러나 달력에 수기로 적곤 하던 일정 관리도 이제는 스마트 워킹 툴로 간편하게 정리하여 수시로 체크할 수 있습니다. 특히, PC와 스마트폰 양측에서 자유롭게 호환되는 어플리케이션은 외근이 잦은 직장인들에게는 이루 말할 수 없을 정도로 유용하지요. 실시간으로 바뀌는 일정과 시간을 즉시 스마트폰에서 수정하면 즉시 다른 기기에도 반영되는 어플리케이션은 사용자의 시간을 더욱 탄력적으로 만들어줍니다. 최근 MS사가 인수한 선라이즈 캘린더(아웃룩 앱으로 흡수)나 분더리스트(Wunderlist)가 가장 뛰어난 일정 관리 어플리케이션으로 인정받고 있습니다.

 

– 언제 어디서나 모든 자료를 자유롭게 이어받는 클라우드(Cloud)

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| 클라우드 프로그램 (출처: 드롭박스 공식 홈페이지)

앞서 말한 다양한 스마트 워킹 툴의 대부분은 클라우드(Cloud)라는 기술이 기반되었기에 만들어질 수 있었습니다. 클라우드는 IT 기기의 저장장치가 아닌 외부 서버에 정보를 저장하고 이를 실시간으로 내려받을 수 있는 기술인데요. 이러한 특징을 활용하여 외부 서버에 다양한 자료를 저장해둔채 매번 새로운 환경, 새로운 기기에서도 그 자료를 고스란히 내려받을 수 있는 클라우드 프로그램은 모바일 오피스의 핵심이기도 합니다. 우리에게는 너무나도 익숙한 네이버 N Drive(엔드라이브)나 드롭박스(Dropbox)가 이런 클라우드 기능을 제공하는 프로그램입니다.

 

 


스마트 오피스가 활성화 됨에 따라 직장인들의 업무 형태도 바뀌어가고 있습니다. 과거에는 사무실 책상 앞에 앉아 업무를 처리했다면 오늘 날에는 가볍게 랩탑 하나, 혹은 태블릿 PC 하나를 들고 카페로 나와 편안한 분위기에서 업무를 처리하곤 하는데요. 이처럼 스마트 워킹과 모바일 오피스는 일하는 방식뿐만 아니라 직장인들의 업무 문화와 제도 전반까지 바꿔놓았습니다. 또한, 직장인들을 위한 다양한 앱은 이러한 스마트 워킹 문화의 확산과 함께 더욱 발전하고 있지요. 오늘은 업무의 낭비 요소를 줄이고 몰입도를 높여 일의 능률은 높이고 업무 스트레스는 최소화하는 스마트 워킹에 대해서 알아봤습니다. 감사합니다.

▶ 스마트 워킹을 지원하는 또 다른 툴이 궁금하다면?
OFFICE TREND| 기업 커뮤니케이션 툴, 기업형 SNS (CLICK)

 

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