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2016. 05. 18 /

‘회의실이 변하고 있다?’ 원활한 커뮤니케이션을 돕는 회의공간의 중요성


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회의공간은 기업 내 커뮤니케이션의 중심이 되는 공간입니다. 간단한 교류에서부터 기업의 중대사를 결정하는 것 모두가 회의공간에서 일어나는 일인데요. 최근 기업 환경이 바뀌며 회의공간 역시 함께 변화하는 모습을 보이고 있습니다. 사무환경 전문 브랜드 퍼시스가 알려드리는 회의공간의 중요성과 그 변화, 함께 보실까요?

 

 

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변화하고 있는 기업의 업무 형태

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최근 직장인들의 업무 형태가 ‘혼자 하는 일’에서 ‘여럿이 함께 하는 일’로 바뀌면서 직장 내 협업이 늘어나고 있습니다. 이제는 한 명이 하나의 일을 하는 것이 아니라 각각의 프로젝트에 적합한 전문가들을 모아 TFT(Task Force Team)를 구성하는 경우를 쉽게 볼 수 있는데요. 이러한 변화에 맞춰 기업 역시 충분한 회의공간을 확보하여 구성원들의 협업을 장려하기 위한 노력을 기울이고 있습니다.

 

 

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선택이 아닌 필수가 된 회의

이처럼 협업이 업무 중 차지하는 비중이 많아지면서 회의는 기업 생산성을 높이기 위한 핵심 사안이 되었습니다.

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실제로 퍼시스가 직장인 약 6천여명을 대상으로 한 설문에서 59%에 해당하는 인원이 업무 생산성을 높이기 위해 지금보다 협력 업무가 더욱 강화될 필요가 있다고 대답했습니다. 많은 이들이 협력 업무, 회의의 중요성에 대해 공감하고 있음을 알려주는 하나의 지표라고 할 수 있겠습니다.

▶ 협업에 대한 직장인들의 생각과 중요성
왜 협업이 주목받을까? (CLICK)

 

 

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회의실은 늘 부족하다

협업의 중요성은 강화되었지만 여전히 많은 기업들이 회의공간의 부족을 호소하고 있습니다. 회의가 점점 늘어남에도 불구하고 대부분의 기업이 대 회의실 몇 개만을 확보하는 과거의 오피스 형태를 유지하고 있기 때문인데요. 그래서 최근 새로 지어지는 오피스는 ‘회의공간의 확충’을 주요 목표로 삼고 있습니다.

일례로 한국 농어촌공사는 2014년 나주 혁신도시로 이전하면서 회의공간의 부족함을 해결했습니다. 기존 9개였던 회의공간을 49개로 5배 이상 늘린 것인데요. 회의공간이 부족하여 직원들 간의 회의실 예약 전쟁까지 벌어졌던 문제점을 해소하기 위해 회의공간을 충분히 계획했다고 합니다.

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이처럼 회의실과 관련하여 직원들의 목소리가 높아짐에 따라 새로 지어지는 오피스들의 도면은 이전과는 다른 양상을 띱니다. 회의실이 늘어나고, 그 종류는 매우 다양해 진 것입니다. 오피스 전체 면적에서도 회의실이 자치하는 비중은 눈에 띄게 늘었는데요.

2007년 이전에는 8%를 차지하던 회의공간은 2008년 이후부턴 11%로 증가하였고, 회의실의 개수 역시 평균 2.5개(1개 층)였던 것에 비해 총 4.7개(1개 층)으로 2배 가까이 증가한 모습을 보였습니다. 협업의 중요성이 커진 만큼 사무공간 내 회의공간의 비중 역시 커진 것이지요.

▶ 회의 공간, 어떻게 변화해 왔을까?
한 눈으로 보는 회의 공간의 변화 (CLICK)

 

 

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회의실은 작을수록, 회의는 짧을수록 좋다

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최근 계획되는 오피스에는 회의실이 눈에 띄게 많아졌습니다. 하지만 기업의 규모에는 한계가 있기에 과거와는 다르게 중소규모의 회의실을 여러 개로 계획하는 경우가 많아지고 있는데요. 한정된 공간 안에서 최대한 많은 회의실을 확보하기 위해서이지요. 이러한 현황을 반영하듯, 퍼시스의 분석에 따르면 5-8인 규모의 중소회의실(16.7㎡)이 전체 회의실의 43%를 차지한다고 합니다.

그렇다면 5-8인 규모의 회의실이 가장 큰 비중을 차지하는 이유는 무엇일까요? 이는 협업의 형태가 바뀌었기 때문입니다. 대규모 인원이 모여 회의를 진행하던 이전과는 달리 최근에는 소수의 실무 인력만 모여 짧게 회의를 진행하는 것이 일반적인 모습이 되었는데요. 실제로 퍼시스가 직장인 2,213명을 대상으로 물어본 결과 5-8인 규모의 회의를 가장 많이 하고, 평균 회의 시간도 30분 전후로 빠르게 끝난다고 답했습니다. 자연스럽게 중소규모 회의실에 대한 선호도가 가장 높아진 것이지요.

▶ 협업 공간 트렌드 살펴보기
회의실에도 트렌드가 있다? (CLICK)

 

따라서 기업이 회의실의 규모를 결정할 때는, 실제 우리 회사에서 발생하는 회의 특성을 먼저 파악하고 이를 반영하는 것이 좋습니다.

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롯데마트의 경우, 스마트 오피스 환경 구축을 목표로 회의공간을 개선하였는데요. 이를 위해 IT 기기를 활용한 협업이 편리하도록 이에 적합한 가구 시스템과 화면 공유 시스템을 도입했습니다. 그리고사내 근무행태 조사를 실시, 4~8인 규모의 협업이 가장 많다는 사실을 도출해 중소 규모의 회의공간을 새롭게 조성했습니다.

▶ 유연한 커뮤니케이션 공간을 완성한 롯데마트
[CASE STUDY] 스마트하고 즐거운 커뮤니케이션이 가능한 오피스 – 롯데마트 (CLICK)

 

롯데마트 이외에도 많은 기업들이 회의공간을 중요하게 여겨 개선에 힘쓰고 있습니다. 그 예로, 대명그룹은 다양한 형태의 회의를 지원하기 위해 서로 다른 특성의 회의공간을 여러 개 조성하였고, 네슬레코리아는 IT 기기 사용이 원활한 커뮤니케이션 공간을 만들어냈습니다.

▶ 다양한 커뮤니케이션 니즈를 반영한 회의공간을 만든 기업
[CASE STUDY] 직원들을 위한 현대적 사무공간, 대명그룹 (CLICK)
[CASE STUDY] 모션데스크로 만든 스탠딩 사무실 – 네슬레코리아 (CLICK)

 

 


오늘은 아이디어의 중심이 되는 회의공간에 대해 알아봤습니다. 회의공간은 직원 간의 아이디어가 오가고 그 과정에서 또 다른 아이디어가 창출될 수 있는 기회를 만들어주는 공간입니다. 단순히 모여 앉아 이야기를 나누는 데서 그치는 것이 아니라 조직과 기업이 성장할 수 있는 밑거름을 만드는 곳이지요. 모든 업무의 기본이 된 협업, 이를 위한 꼭 맞는 회의공간을 찾아주세요.

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