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thumnail
2016. 10. 14 /

공간에서의 커뮤니케이션의 흐름: 물리적 공간이 소통에 미치는 영향


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물리적인 업무공간은 한 조직에서 어떤 일이 발생하거나 발생 가능한 일에 큰 영향을 줍니다.
기업에서도 물리적인 공간이 직원에게 미치는 영향을 인지하고, 이를 긍정적으로 활용할 수 있는 다양하고 적극적인 시도를 하고 있습니다. 오늘은 물리적 업무 공간이 조직의 커뮤니케이션 흐름에 미치는 영향에 대해 알아보도록 하겠습니다.

 


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조직 내 커뮤니케이션과 공간의 상관관계

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물리적 거리가 가까우면 직원들의 상호친밀도가 높아지면서, 상대방의 업무를 더욱 잘 파악하고 이해할 수 있게 됩니다. 다만, 같은 업무를 수행하는 부서의 경우 이런 방법이 목표 달성에 긍정적으로 작용할 수 있으나, 오히려 다른 부서와의 소통을 방해하는 요소로 작용할 수 있습니다. 다른 분야와의 접촉을 통한 창의력 즉, 영감을 떠오르게 하는 가능성이 줄어들 수 있는 것입니다.

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한편으로, 같은 업무를 수행하는 부서들은 서로의 물리적 거리와는 무관하게 커뮤니케이션이 지속되는 경향을 보이기도 합니다. 업무 협업을 위한 커뮤니케이션이 지속해서 일어나기 때문이죠.

이 같은 사실들을 종합해 보면 거리가 멀어질수록 커뮤니케이션 확률은 감소하지만, 물리적 거리가 멀다고 해서 꼭 조직 내 커뮤니케이션 확률이 줄어든다는 것은 아님을 알 수 있습니다. 따라서 사무환경을 계획할 때는 물리적인 거리뿐 아니라 집중과 협업, 균형과 같은 요인들을 고려해야 합니다.

여러 연구 결과에 의하면 대면 접촉 커뮤니케이션이 줄어들면 전화, 이메일 등 미디어 소통도 동시에 줄어드는 경향을 나타낸다고 하는데요. 이는 우리가 평소에 자주 만나는 사람들과의 미디어 소통량이 오히려 더 많다는 사실을 보여줍니다.

아래 표는 전화와 대면 접촉 커뮤니케이션 간의 강한 상호 관련성을 보여주고 있습니다. 대면 접촉을 통한 커뮤니케이션이 잦을수록 전화 통화 역시 많이 한다는 사실을 알 수 있죠.

 

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‘전화나 이메일, 혹은 사내 메신저를 통해 물리적 거리를 충분히 메울 수 있을 텐데’라는 생각이 들기도 하지만, 실제 업무에서는 대면 커뮤니케이션이 더욱 효과적인 경우가 많습니다. Forbes 지가 임원을 대상으로 조사한 결과, 무려 87%가 대면 커뮤니케이션을 선호하며, 직접 만났을 때 더 의미 있는 비즈니스 관계가 만들어진다고 생각하는 것으로 나타났습니다.

아무리 온라인 협업이 효율적이고 빠르다고 해도, 중요한 의사결정들은 얼굴을 마주하고 진행하고자 하는 것을 알 수 있습니다. 메일, 메신저 등의 미디어가 보편화 되었음에도 불구하고 기업 내에서 회의공간의 비중이 늘어나고 있는 오피스 트렌드 역시 대면 협업의 중요성을 말해주고 있습니다.

왜 협업이 주목 받을까?(CLICK)

 

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커뮤니케이션을 방해하는 물리적 공간 극복하기

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커뮤니케이션을 장려하기 위해 직원들 사이의 거리를 최소화해야 한다는 것은 명확한 사실입니다. 그러나 이를 위해 모든 구성원의 거리를 최소화하는 것은 현실적으로 불가능합니다. 그렇다면 어떤 방식으로 이러한 분리 문제를 해결할 수 있을까요? 가장 간단한 방법은 공동 공간을 활용하는 것입니다.

공동 공간에 탕비실이나 회의실을 만들고, 공동으로 사용할 수 있게 하는 것입니다. 다른 곳으로 이동하면서 개방된 공동 공간을 지나갈 수도 있고, 커피를 마시며 잠시 휴식을 취하고 있는 다른 직원들을 우연히 마주치기도 하면서 구성원 간의 접촉이 많아지고 자연스럽게 커뮤니케이션이 일어나는 것이죠.

공동공간은 규정된 정보 공유 방식의 제약에서 벗어나, 조직 내 소통 단절의 문제를 완화하는 장치로 작용하게 됩니다. 조직에 꼭 필요한 우연한 일들이 일어날 수 있는 ‘가능성’의 공간인 것입니다.

열린소통을 촉진하는 오피스의 사례들(CLICK)
행복한 오피스의 조건 하나, 창의적인 휴게공간(CLICK)
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커뮤니케이션을 촉발하는 또 다른 중요한 요소인 ‘시각적 접촉’을 활용하는 방법도 있습니다. 정성적 관찰에 따르면, 사람들은 잠재적 커뮤니케이션 파트너의 존재에 대해 가끔씩 인지하고 자극받는 것이 필요하다고 합니다. 그러므로 건물 안에서 시각적 접촉을 가로막는 주요 장애물 중 하나인 층간 구획으로 인한 “수직적” 분리를 막는 것입니다.

쇼핑시설은 이 같은 수직적 분리를 어떻게 극복할 수 있는지를 보여주는 좋은 예시입니다. 바로 에스컬레이터라는 장치를 통해, 쇼핑객이 다른 층의 존재와 다른 층에 진열된 상품들을 인지하도록 하는 것인데요. 이 같은 쇼핑시설의 아이디어를 확대하여, 기업에도 ‘사람구경(People Browsing)’이라는 개념을 적용할 수 있습니다. 여러 층간에 개방적이고 ‘사람구경’을 할 수 있는 동선을 마련하여, 다른 층의 존재를 지각적으로 인식시키고, 이들과의 커뮤니케이션이 이루어질 수 있는 환경을 제공하는 것이죠.

이와 비슷한 원리로 물리적인 분리문제를 해결한 코닝글라스웍스의 사례를 살펴볼까요?

 

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물리적 공간 배치를 활용한 코닝의 사례

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코닝글라스웍스(Corning Glass Works)가 건설한 데커 빌딩(the Decker Building)은 면적의 제약으로 세 개 층으로 설계되었지만, 이로 인해 발생하는 층간 분리를 물리적 공간 배치 활용을 통해 효과적으로 개선한 사례입니다.

건물 전ㆍ후반부에 개방 홀을 설치해 건물의 거의 모든 지점에서 다른 층의 영역을 부분적으로나마 조망할 수 있게 한 것인데요. 더불어, 엘리베이터 이외에 개방형 계단, 경사로, 에스컬레이터 등 층간 이동을 돕는 다양한 시설을 설치해 커뮤니케이션을 돕는 시각적 접촉을 높였습니다.

 


지금까지 물리적 공간이 소통에 미치는 영향에 대해 알아보았는데요. 커뮤니케이션의 질을 높이는 것은 곧 그 조직의 역량을 높이는 것이라고 해도 과언이 아닙니다. 따라서 오피스의 공간 구성을 위해서는 세심한 전략이 필요한 것이죠. 사무환경 전문기업으로서 퍼시스는 기업의 활발한 소통을 위한 공간을 연구하고, 만들어가겠습니다.

*출처:
성공하는 기업 조직과 사무공간, 3장. 51~84쪽, Thomas J. Allen & Gunter W. Henn, 최재필 외 옮김, 퍼시스북스

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