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thumnail
2016. 11. 24 /

성공적인 회의의 법칙


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최근 업무상 회의의 비중이 늘어나고, 그 중요성은 점차 커지고 있습니다. 실제로 회사 업무에서 큰 비중을 차지하는 회의는 효과적인 의사 결정의 방법이지만, 모든 회의가 생산적인 결과를 이끌어 내는 것은 아닙니다. PPT 작성과 같은 회의 자료 준비부터, 한 시간 이상 진행되기도 하는 회의가 있는 만큼 투자한 시간에 비해 생산적인 결과를 얻지 못하는 경우가 많이 있습니다. 이 같은 사실을 인지한 많은 기업에서 회의의 비효율성을 경계하고 좀 더 효율적인 회의 시간을 만들고자 노력하고 있습니다. 그렇다면 효율적인 회의는 어떻게 만들 수 있을까요?

▶ 성공적인 회의를 만드는 공간
회의실이 변하고 있다? 원활한 커뮤니케이션을 돕는 회의공간의 중요성 (CLICK)
인기 있는 회의실, 이건 꼭 있다! (CLICK)
회의실에도 트렌드가 있다? (CLICK)

 

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회의 문화를 선도하는 기업들

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출처┃Google Office-Cambridge, Office Snapshots

먼저 이미 효율적인 회의 문화를 구축해 다른 기업들에게 모범이 되는 기업들의 사례를 살펴보겠습니다. 바로 혁신적인 기업 문화로도 잘 알려진 실리콘밸리의 기업들인데요. 이 기업들의 회의에는 어떤 특별한 점이 있을까요?

구글 엔지니어들은 회의를 할 때, 결과에 대한 최종 결정권을 가진 책임자 한 명을 꼭 참석시킨다고 합니다. 동일한 권한을 가진 사람들끼리 모이면, 서로 양보하거나 합의를 보는 과정에서 최선의 선택을 놓치는 경우가 발생할 수 있기 때문입니다. 정보를 전달하거나 아이디어 구상을 위한 회의에도 이런 의사 결정권자는 꼭 존재하며, 이 책임자는 결정권만 가지는 것이 아니라 회의 후 48시간 이내 회의록 배포 및 추가 조치에 대해 공지하는 역할도 함께 맡습니다.

링크드인의 임원진 회의에도 특이한 점이 하나 있습니다. 회의 시작 후, 5분 정도 회의 자료를 정독하고 생각해보는 시간을 가진다는 것인데요. 회의 하루 전에 미리 회의 참석자들에게 배포된 발표 자료를 읽어보고 이와 관련하여 생각을 정리할 수 있는 시간을 짧게 갖는 것입니다. 이는 회의 시간이 일방적인 발표시간이 아닌 진정한 논의의 시간이 되는 데 도움이 됩니다. 불필요한 파워포인트도 없애 발표가 중심이 아닌 주제에 대한 논의를 하는 시간이 되도록 힘쓰는 것입니다.

그럼 이들 기업처럼 효율적인 회의를 만들기 위해 꼭 기억해야 할 사항들을 좀 더 자세히 알아볼까요?

 

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성과 있는 회의를 만드는 3가지

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1. 정시에 시작하고 꼭 필요한 시간만 할애한다.
회의에 늦는 사람 한 명을 위해 정시에 참석한 다섯 명이 기다리는 것은 시간 낭비입니다. 예정대로 정시에 회의를 시작하는 것이 좋습니다. 반대로 회의가 예정보다 일찍 끝났을 경우에는 남는 회의 시간을 채우려 하기보다는 회의를 마무리 짓는 것이 좋습니다. 회의 진행 시간을 넉넉하게 잡는 것은 자제하되 회의 시간 앞, 뒤로는 약간의 여유시간을 남겨두어야 예상치 못한 지체 때문에 다음 회의 스케줄이 밀리는 일을 방지할 수 있습니다.

2. 회의에 집중하고 꼭 필요한 회의에만 참석한다.
회의와 직접 관련되지 않은 내용으로 휴대폰이나 노트북을 사용하는 것은 회의의 집중도를 떨어뜨릴 뿐만 아니라, 열심히 참여하는 다른 참석자까지 방해할 수 있습니다. 효율적인 회의를 하고자 하는 많은 기업들은 최대 참여자 수를 제한하거나, 꼭 필요한 사람들로만 회의를 구성해 자리에 있는 모두가 집중하여 참여하는 회의를 만들기 위해 노력하고 있습니다. 이 같은 맥락에서 보았을 때 회의 내에서 실제 자신의 역할 없이 ‘참석’만 하는 회의에는 들어가지 않는 것이 좋습니다.

3. 후속 조치가 뒤따르지 않는 회의는 무의미하다.
아무리 중요한 사항을 논의하고 좋은 결론을 이끌어냈다고 하더라도, 그것이 실행되지 않으면 의미가 없습니다. 효율적인 회의 문화를 가진 기업의 공통점은 바로 회의록을 작성한다는 것인데요. 회의 후, 정해진 시간 이내로 회의록을 배포하고 이에 따른 후속조치를 공지해 회의 내용을 즉각 실행에 옮깁니다. 회의의 마무리 단계에서 누가 언제까지 어떤 업무를 실행할 것인지를 구체적으로 정하고 회의를 끝내는 것이 바람직합니다. 만약에 더 논의되어야 할 사항이 있더라도 언제 다시 그 사항을 논의할 것인지를 구체적으로 정하고 회의를 끝내는 것이 좋습니다.

 

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효율적인 회의를 위한 솔루션

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┃좌: 비콘, 우: 스퀘어

효율적인 회의를 위해 기업의 문화와 제도가 바뀌는 것도 중요하지만 그에 맞는 공간을 갖추는 것도 중요합니다. 최근 회의를 비롯한 협업의 중요도가 높아지면서 기업 내 협업 공간의 비중이 점차 늘고 있습니다. IT 기기의 사용이 늘어났으며 다양한 규모와 형태의 회의가 이루어지고 있는 만큼, 적절한 회의 공간과 시스템이 필요한 것이 사실입니다.

퍼시스 비콘의 경우, 회의에 필요한 IT기기를 효과적으로 지원해줄 뿐만 아니라 소규모에서 대규모 회의까지 공간 구성을 가능하게 해줍니다. 또한 무선화면공유 시스템 클릭쉐어는 회의준비시간 단축과 효율적인 자료 공유 및 커뮤니케이션을 지원합니다. 또한, 공간의 크기와 커뮤니케이션 목적에 따라 다양하게 조합할 수 있는 퍼시스 스퀘어는 편안하고 자유로운 회의 분위기를 만들어 줍니다.

▶효율적인 회의를 위한 퍼시스의 솔루션
퍼시스 회의실 가구 비콘을 만나면 무엇이 달라질까요? (CLICK)
클릭쉐어가 가져오는 회의의 변화! (CLICK)
스퀘어로 만드는 다양한 공간 (CLICK)

 


회의 시간을 잘 지키고, 집중해서 참여하며, 결과는 바로 실행에 옮긴다. 모두가 이미 알고 있을법한 이 3가지 사항, 잘 지키고 계신가요? 위의 소개된 기본적인 사항들만 제대로 지킨다면 한층 효율적인 회의를 진행될 수 있을 것입니다. 또한, 최근에는 새로운 회의 형태가 생겨남에 따라 회의 공간도 함께 다양해지고 있는데요. 이러한 회의 문화를 효과적으로 지원할 수 있는 공간, 퍼시스가 만들어가겠습니다.

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