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2016. 12. 13 /

동아비즈니스리뷰(DBR) 기획기사 2편: 건강한 사무환경을 만들기 위한 전략


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퍼시스는 일하는 방식과 사무환경에 대해 연구하고 전문적인 리서치와 분석을 바탕으로 더 좋은 사무환경을 제시하는 사무환경 전문기업입니다. 그간의 경험과 퍼시스만의 연구자료를 바탕으로 동아비즈니스리뷰(DBR)에 ‘건강을 위한 사무환경 전략’을 주제로 기획기사를 기고하였습니다.

이번 기획기사를 통해, 기업 혁신의 중심축으로 주목 받고 있는 사무환경과 이를 효율적으로 활용하기 위한 전략 및 단계적 접근법에 대한 이야기를 더 많은 독자들과 나눌 수 있었는데요. 퍼시스가 축적한 사무환경에 대한 심도 있는 전문 지식이 더 많은 사무공간에 도움이 되었으면 하는 바람입니다.

오늘은 그 두 번째 이야기, “건강한 사무환경을 위한 전략”입니다. 사무환경은 단순히 일을 하는 공간이라는 물리적 의미를 넘어, 구성원들의 업무특성을 반영하고 창의적으로 일할 수 있도록 지원하는 기업의 경영전략으로 그 의미가 확장되고 있습니다. 이처럼 날로 그 중요성이 커지고 있는 사무환경을 전략적으로 활용하기 위한 심도 있는 연구 역시 활발하게 일어나고 있는데요. 오늘은 퍼시스가 말하는 ‘건강한 사무환경을 위한 전략’에 대해 좀 더 자세히 알아보겠습니다.

*동아비즈니스리뷰(DBR)는 경영, 경제 분야에 초점을 맞춰 심층적인 정보와 전략, 마케팅 등에 대한 인사이트를 제공하는 국내 최고의 경영전문지입니다. 동아비즈니스리뷰(DBR) 214호의 주제는 ‘Workplace Health Management’입니다.

*본 콘텐츠는 동아비즈니스리뷰 12월호 기획기사의 내용을 요약한 것입니다.

 

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1. 공간 선택의 자율성: 개방과 폐쇄의 균형

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오피스 디자인은 비즈니스 트렌드와 밀접한 관계가 있습니다. 최근의 비즈니스 환경은 인력경쟁과 더불어 다양한 세대의 직원구성, 혁신과 연결성 그리고 복잡성의 증가, 토지이용의 효율 등으로 요약할 수 있습니다. 이에 따라 사무환경을 구성하는 데 핵심적으로 여겨지는 요소 또한 영향을 받을 텐데요.

이때 열린 공간으로 구성된 ‘오픈 오피스’ 구조는 협업과 소통을 촉진하기 위한 대표적인 사무환경 전략입니다. 구성원들 상호 간의 협업을 촉진하는 데 기여할 뿐만 아니라 구축 비용도 절감된다는 관리 측면의 이점도 가지고 있습니다. 그러나 과도하게 개방된 오픈 오피스는 보안이 필요한 업무나 집중해야 하는 업무를 가진 구성원들의 시각적, 청각적 프라이버시를 침해하고, 스트레스를 유발해 업무 효율을 떨어뜨립니다.

이러한 문제를 단적으로 보여주는 재미있는 실험이 하나 있는데요. TBWA 샤이엇데이컴퍼니의 수장 제이 샤이엇은 모든 벽과 칸막이, 책상과 개인 컴퓨터를 없애고 공용 책상과 공용 컴퓨터를 쓰는 궁극의 열린 사무환경을 만드는 실험을 합니다. 그러나 샤이엇의 이 오픈 오피스는 1년도 채 지나지 않아 실패로 끝나고 마는데요. 과다한 소음 등의 문제점과 더불어, 구성원들이 일하는 방식이나 인식이 새로운 사무환경을 따라가지 못했기 때문입니다. 예를 들어, 다음 날에도 계속 똑같은 컴퓨터를 쓰기 위해, 퇴근 후 컴퓨터를 숨겨 두는 직원이 생기기도 했던 것이죠. 그러자 샤이엇은 다시 전통적인 폐쇄형 사무공간으로 되돌려 보았지만, 이 또한 성공적이지 못했습니다. 1)

이 실험은 개방형 혹은 폐쇄형이라는 이분법적인 공간 선택이 직원들의 창의성과 혁신성을 좌우하는 근본적인 문제가 아니라는 것을 보여줍니다. 직원들은 업무형태와 그날의 컨디션에 따라 개방형 공간이 필요하기도 하고, 때로는 집중할 수 있는 폐쇄형 공간이 필요했던 것입니다. 이러한 결과는 퍼시스가 세계적인 건축설계 및 오피스 디자인 기업 겐슬러(Gensler)와 함께 세계 주요 도시, 다양한 산업군, 200개 프로젝트 사례 분석을 통해 사무환경의 주요 트렌드를 연구한 리서치 보고서 ‘Work Place Planning Trends Report’에서도 찾아볼 수 있습니다. 4,000명의 사무직 근로자를 대상으로 연구한 자료에 따르면, 혁신적인 업무성향을 보이는 그룹일수록 일할 공간과 방식을 스스로 결정할 수 있는 선택권을 더 많이 가지고 있는 것으로 나타났습니다. 구성원들이 자율적으로 일할 공간을 선택할 수 있을 때, 구성원들의 업무집중도가 높아지고 스트레스를 최소화할 수 있을 뿐 아니라 더 혁신적으로 업무를 수행할 확률이 높아지는 것이죠.

결론적으로 좋은 사무환경이란, 집중을 돕는 닫힌 공간과 협업을 촉진하는 열린 공간을 고루 배치해 직원들에게 선택의 자율성을 부여한 공간이라는 점을 시사해 줍니다.

 

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2. 높이 조절 책상: 체형과 신체리듬에 따라 선택

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┃높이 조절 책상을 적용한 한국코카콜라의 업무공간

인간공학적으로 계획된 건강한 사무환경은 구성원들의 업무 효율 및 생산성과 밀접한 관계가 있습니다. 아무리 좋은 의자라도 오래 앉아서 일하는 것이 건강에 부정적인 영향을 주는 것으로 밝혀지면서, 서서 일하는 스탠딩워크 문화와 이를 지원하는 높이 조절 책상에 대한 관심도 높아졌는데요. 미국에서 콜센터 직원 170명을 대상으로 진행한 연구에서, 높이 조절 책상 사용 후 각 상담 직원의 평균 생산성이 46%나 증가하는 모습을 보였습니다.2) 또한, 높이 조절 책상 사용 한 달 후, 사용자의 신체 변화를 측정한 결과 혈당 수치가 감소하고 혈관 내피세포가 건강해져 심혈관, 뇌혈관 질환 및 당뇨 예방에도 효과가 있는 것으로 밝혀졌습니다.3)

국내에서도 이처럼 장점이 많은 높이조절 책상을 도입하는 기업이 늘어나고 있습니다. 한국코카콜라, 네슬레코리아, 플레이독소프트는 전 직원을 위해 퍼시스의 스탠딩 데스크인 모션데스크를 도입했습니다. 그런데 이렇게 높이 조절 책상을 도입할 때는 고려해야 할 점이 있습니다. 책상의 소음과 안정성, 그리고 임직원들의 수용성인데요. 책상의 소음과 안전성의 경우, 높이 조절 작동 시 진동이 없고 작동 소음이 일반적인 오피스의 소음 기준인 50Db 을 넘지 않아야 합니다. 또 안전사고 예방을 위해, 높낮이 조절 중 상판이 장애물에 부딪히는 위험 요인이 발생했을 때는 스스로 움직임을 멈추는 기능을 갖추고 있어야 합니다. 또한 높이조절책상을 사용하는 임직원들은 이로 인해 사무환경의 모습이 달라질 수 있다는 것을 충분히 인지하는 것이 좋습니다. 처음에는 다들 앉아 있는 공간에서 혼자서만 일어서는 행위가 다소 부담스럽게 느껴질 수도 있지만, 시간을 두고 적응하는 것이 필요합니다.

 ▶높이 조절 책상을 도입한 기업들
[CASE STUDY] 퍼시스 모션데스크로 만드는 건강한 오피스(CLICK)

 

인간공학적인 사무환경을 구성하기 위해서 책상만큼 중요한 것이 의자인데요. 좋은 사무용 의자에는 꼭 갖추어야 할 3가지 요건이 있습니다. 첫째, 앉았을 때 허리에 가중되는 하중이 의자로 분산될 수 있도록 요추를 단단하게 지지해주는 럼버 서포트(요추지지대)가 필요합니다. 둘째, 다양한 자세와 움직임을 취할 수 있도록 인체의 움직임에 따라 좌판과 등판을 다양한 각도로 조절할 수 있는 기능을 갖추고 있어야 합니다. 마지막으로, 의자는 신체의 면적이 많이 닿는 가구이기 때문에 등판, 좌판의 설계와 재질을 고려해야 합니다. 좌판의 앞부분이 무릎 아래쪽의 높이보다 낮고, 좌판의 쿠션은 약간 딱딱한 정도인 것이 좋습니다.

좋은 책상과 좋은 의자를 고르는 것만큼 중요한 것은 바로 사용자가 이것의 기능과 효용을 충분히 인지하고 적극적으로 활용하는 것입니다. 이를 위해서는 회사 차원에서 인체공학적 가구 사용법을 적극적으로 교육시키려는 노력과 의도적으로 다양한 자세를 취해가며 가구의 효용을 충분히 누리며 일하려는 사용자의 노력이 모두 필요합니다.

 

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3. 감성공간 프로그램과 디자인

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┃시카고 ‘네오콘’에 전시된 따뜻한 느낌의 사무용 가구들 

지난 2013년 해외 조사기관이 15개국 50만여 명의 직장인을 대상으로 설문한 결과, 업무 스트레스(41%)가 직장과 개인 생활에서의 가장 큰 고민거리라고 답했습니다.4) 적당한 스트레스는 업무효율을 높이는 데 도움을 주지만, 과도한 긴장이 지속되면 실수가 잦아지고 업무효율은 오히려 떨어집니다. 따라서 긴장과 스트레스를 적절히 이완할 수 있는 오피스 공간과 디자인이 필요한데요. 이런 이유로 많은 기업이 예전에는 찾아볼 수 없었던 다양한 복지공간을 제공하고 있으며, 오피스 디자인에 있어서도 집처럼 편안한 감성을 담은 디자인을 적용하는 추세입니다. 올해 미국 시카고에서 열린 사무가구 박람회 ‘네오콘(NeoCon)’에서도 이런 트렌드를 확인할 수 있었는데요. 가정의 편안하고 따뜻한 분위기를 업무공간에도 적용한 다양한 가구와 공간구성이 대거 등장했으며 많은 이들의 주목을 받았습니다.5)

▶ 사무환경 트렌드에 대해서 좀 더 자세히 알고 싶다면?
2016 네오콘(NeoCon)으로 읽는 사무환경 트렌드 (CLICK)

▶ 홈라이크오피스(Home –like Office)를 소개합니다.
제 2의 집, 오피스. 어떻게 하면 더 편안한 공간으로 만들 수 있을까? (CLICK)

 

오피스에 식물을 배치하는 것도 또 하나의 좋은 대안입니다. 식물이 배치된 오피스는 구성원들의 행복감을 증진시켜 생산성을 15%까지 높여주는 것은 물론, 식물이 없는 업무공간보다 사무환경 만족도가 40%나 높은 것으로 나타났습니다. 이는 ‘그린 오피스’가 정신과 정서적으로 일에 더 몰입할 수 있도록 돕는다는 것을 보여주는데요. 여기에 식물과 소품을 선호에 맞게 배치할 수 있는 자율권까지 주어진다면 직원들의 만족도와 생산성은 한층 더 높아진다고 합니다.6) 한국의 기업들도 사무공간 개선을 위해 식물을 적절히 배치하는 추세인데요. 회사에서 일괄적으로 구매해서 배치할 것이 아니라, 해당 공간에서 근무하는 직원들에게 직접 식물과 소품을 선택하고 배치할 수 있는 권한을 준다면 같은 비용으로 훨씬 큰 생산성 향상 효과를 볼 수 있을 것입니다.

 

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4. 공기, 빛, 소음, 열

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건강한 오피스를 위한 마지막 전략은 사무환경 구축을 위한 가장 기초적인 요소라고 할 수 있는데요. 바로 공기 환경의 유해성을 관리하고 빛, 음, 열 등의 환경인자들을 권장수준으로 맞추는 것입니다. 채광과 전망을 접할 수 있을 때 구성원들이 느끼는 사무환경 웰빙지수가 15%, 창의 기반의 업무 생산성이 6% 증가한다고 하는데요.7) 최근에는 이처럼 사무환경에서 채광과 조망의 중요성에 대한 인식이 확산되고, 조직문화가 점차 수평적으로 진화하면서 최대한 많은 직원이 자연 채광과 조망을 누리도록 창문 근처를 구성원들을 위한 공간으로 계획하는 사례가 늘고 있습니다.

공기 질 역시 쉽게 불쾌감을 느끼게 하는 환경인자인데요. 새로운 사무환경을 계획할 때 건물의 공조 시스템이 잘 구축돼 있는지, 창문을 자율적으로 여닫을 수 있는지를 꼼꼼히 확인하고 유해 물질 발생을 최소화하기 위해서 E0등급의 친환경 자재를 사용한 사무가구를 사용하는 것이 좋습니다. 또한, 실내에 식물을 배치하거나, 공기청정기 같은 장치를 활용할 수도 있습니다. 환기는 공기 질 향상을 위해 가장 간단하고도 효과가 높은 방법인데요. 노동부가 권고하는 환기 횟수는 시간당 4회 이상으로, 회사에서는 업무 중에도 틈틈이 창문을 열고 환기를 할 수 있도록 권장하는 것이 좋습니다.

소음의 지속적인 발생은 직접적인 업무방해로 이어지고, 과도한 소음이 지속되면 생산성이 66%까지 떨어질 수 있다는 연구 결과가 있는 만큼, 소음 조절은 중요합니다.8) 이를 위한 대표적인 방법은 에너지를 소모시키는 흡음처리가 된 마감재를 이용하는 것인데요. 카펫이 대표적인 예입니다. 카펫은 통행이나 대화로 인한 소음을 효과적으로 흡수하는 것 외에도, 카펫 표면의 원사가 공기 중의 먼지와 유해물질을 잡아두는 역할도 한다고 합니다. 그러나 카펫의 유지 관리가 철저히 되어야 하며, 카펫의 소재와 강도에 따라 다르긴 하지만 평균적으로 5년에서 8년이 지나면 새로운 카펫으로 교체하는 것이 좋습니다.

▶동아비지니스리뷰(DBR) 기획기사 1,3편 다시 보기
1편: 사무환경, 왜 기업변화와 혁신의 중심에 있는가 (CLICK)
3편: 건강한 사무환경을 위한 단계적 접근법 (CLICK)

 

<주석>

1) 경영의 이동, 데이비드 버커스 저, 2016, 한국경제신문
2) 미국 텍사스 공중보건대학 A&M 건강과학센터, 2016
3) 생로병사의 비밀, 앉지 말고 일어서라, 2016, KBS
4) 휴먼다이나믹 아시아퍼시픽 설문조사 자료, 2013
5) 네오콘 박람회 보고서, 2016, 퍼시스
6) ‘The Relative Benefits of Green Versus Lean Office Space: Three Field Experiments,’ JMarlon Nieuwenhuis, Craig Knight, Tom Postmes, & S. Alexander Haslam, 2014.
7) Biophilic Design in the Workplace, Humanspaces, 2015.
8) Health, Wellbeing & Productivity in Offices: The Next Chapter for Green Building, World Green Building Council, 2014.

 

 

 


업무특성을 반영하고 직원이 창의적으로 일할 수 있는 사무환경을 만들기 위한 전략을 연구 결과들과 함께 살펴보았는데요. 공기 질, 소음, 채광과 같은 기본적인 요소부터 직원의 감성과 자율성까지 모두 고려했을 때야말로 진정으로 건강한 사무환경을 만들 수 있음을 알 수 있었습니다. 마지막 편은 ‘건강한 사무환경을 위한 단계적 접근법’을 준비했습니다. 퍼시스와 함께 건강한 사무환경 실현에 한층 더 가까워질 수 있었으면 좋겠습니다. 

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