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2016. 12. 22 /

동아비즈니스리뷰(DBR) 기획기사 3편: 건강한 사무환경을 위한 단계적 접근법


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퍼시스는 일하는 방식과 사무환경에 대해 연구하고 전문적인 리서치와 분석을 바탕으로 더 좋은 사무환경을 제시하는 사무환경 전문기업입니다. 그간의 경험과 퍼시스만의 연구자료를 바탕으로 동아비즈니스리뷰(DBR)에 ‘건강을 위한 사무환경 전략’을 주제로 기획기사를 기고하였습니다

이번 기획기사를 통해, 기업 혁신의 중심축으로 주목 받고 있는 사무환경과 이를 효율적으로 활용하기 위한 전략 및 단계적 접근법에 대한 이야기를 더 많은 독자들과 나눌 수 있었는데요. 퍼시스가 축적한 사무환경에 대한 심도 있는 전문 지식이 더 많은 사무공간에 도움이 되었으면 하는 바람입니다.

앞선 두 편의 포스팅에서 건강한 사무환경의 중요성과 이를 위한 전략들을 살펴보았는데요. 오늘은 마지막으로 건강한 사무환경을 구축하기 위한 단계적 접근법에 대해서 이야기해보려 합니다. A기업의 실제 사례와 함께, 새로운 사무환경 구축을 어디서부터 어떻게 시작할 수 있는지 알아보겠습니다.

*동아비즈니스리뷰(DBR)는 경영, 경제 분야에 초점을 맞춰 심층적인 정보와 전략, 마케팅 등에 대한 인사이트를 제공하는 국내 최고의
경영전문지입니다. 동아비즈니스리뷰(DBR) 214호의 주제는 ‘Workplace Health Management’입니다.

*본 콘텐츠는 동아비즈니스리뷰 12월호 기획기사의 내용을 요약한 것입니다.

 

 

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1단계: 사무환경 개선의 성공을 좌우하는 TF조직 만들기

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사무환경 개선 시 가장 먼저 진행되어야 하는 일은 적절한 인력으로 TF팀을 꾸리는 일입니다. 그리고 이러한 TF팀의 기획력과 실행력은 사무환경 개선의 성공 여부에 지대한 영향을 미칩니다. A기업의 목표는 ‘스마트 오피스’ 구현이었습니다. 이를 위해서는 사무환경뿐만 아니라 일하는 방식도 함께 개선되어야 하는데요. 스마트 오피스에 대한 이해와 해석은 부서마다 다를 수 있다는 점을 고려해, A기업은 조직의 운영부서인 총무팀, 인사적 측면을 검토해야 하는 인사팀, 업무 장비와 기기를 담당하는 IT팀, 실행계획을 꼼꼼하게 챙기는 건축팀과 디자인팀을 한데 모아 TF팀을 구성했습니다. 또한, 주무부서 외에 각 부서별 대표 1인으로 구성되는 협의체를 구성해 구성원들의 활발한 참여를 이끌어내고 이들의 다양한 의견이 반영될 수 있도록 했습니다. 변화의 과정에 폭넓게 참여한 직원일수록 이에 대한 수용력과 만족도가 높기 때문입니다.

또 이 단계에서 외부 전문 인력의 도움을 받을 것인지도 결정해야 합니다. 단순한 사무실 이전이나, 공간 이용효율을 높이는 차원일 경우 내부 인력만 가지고 진행하기도 하지만, 현재 사무환경을 객관적으로 진단하고 최적의 사무환경을 위한 개선안을 도출하는 일은 외부 전문가가 도움을 줄 수 있습니다. A기업의 경우는 전문가의 도움과 전문적인 분석툴이 필요하다고 판단해 퍼시스의 사무환경 컨설팅 인력을 TF팀에 합류시켰습니다.

 

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2단계: 목표 및 핵심과제 설정

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구성원 모두가 ‘사무환경 개선’이라는 동일한 목표를 가졌다 하더라도, 서로 다른 결과물을 기대하고 있는 경우가 많습니다. 따라서, 경영진, TF 구성원, 외부 협력인력 간에 공동의 목표를 수립하고 함께 달성해야 하는 핵심과제를 구체적으로 선정하는 작업이 필수적입니다. A기업의 경우에는 ‘우리 기업만의 스마트 오피스를 구축한다’는 목표와 세 가지 핵심 과제를 설정했는데요. (1)직무특성을 반영한 맞춤형 개인 업무공간과 좌석 운영 원칙을 수립하는 것, (2)자유롭게 소통하며 효과적인 협업이 가능한 다양한 미팅 공간을 구성하는 것, (3)직원복지와 편의를 고려한 다양한 기능의 복합공간을 마련하는 것이었습니다. 

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이를 위해서 물리적인 ‘사무환경 성숙도’와 제도 측면의 ‘사무환경 변화 준비도’를 측정하는데요. 새로운 사무환경 구축을 위한 선결 과제와 제약사항을 파악할 수 있기 때문입니다. 이 밖에도 동일한 이슈를 효과적으로 풀어낸 다른 기업의 사례나 동일 업종, 혹은 비슷한 평면 구조를 사용하는 기업의 사례를 분석해 벤치마킹할 수 있습니다. 

 

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3단계: 현 사무환경 진단 및 분석

이 단계에서는 각 공간의 점유율이나 사용행태를 파악하는 관찰조사, 공간의 배치와 면적비율의 적정성을 검토하는 공간분석, 사용자들의 만족도와 개선방향을 도출하기 위한 설문조사와 포커스그룹 인터뷰 분석 등이 수행됩니다. 새로운 사무환경 전략을 세우기 위해서는 먼저 현 사무환경진단과 이에 대한 분석이 필요하기 때문입니다. 이 밖에도 현재 사무환경에 대한 구성원들의 만족도도 고려되어야 하는데요. 퍼시스는 WOPM(Work & Organization Process Measure, 업무 및 조직 프로세스 만족지수로 업무열의 및 동기, 커뮤니케이션 용이성 등의 항목으로 구성)과 WSM(Workplace Satisfaction Measure, 사무환경 만족지수, 주요 사무공간, 사무가구 등의 항목으로 구성)으로 이에 대한 평가를 실시합니다. 이를 통해 사무환경 개선의 우선순위를 설정하고, 국내 주요 기업과의 비교를 통해 회사의 객관적인 위치를 파악합니다. 

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A기업의 경우, 구성원 간 커뮤니케이션의 방향 및 교류량, 업무 특성과 재석률을 기준으로, 총 6가지 유형에 따라 각 부서를 프로파일링했습니다. 

 

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4단계: 공간 구성 원칙 수립 및 개선안 도출

4단계는 세부적인 전략과 콘셉트를 계획하는 단계입니다. 이전 단계에서 수립한 기업 고유의 업무 특성을 반영한 효과적인 공간 프로그램과 레이아웃, 가구모듈을 이 단계에서 구체적으로 수립하게 됩니다.

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A기업은 업무공간의 비율은 줄이되 좌석 유형이 다양한 변동좌석제를 적용해 업무효율을 높였습니다. 또 이렇게 절약된 공간에 우선 순위가 높았던 협의공간과 지원공간을 배분했습니다. 이 같은 변화가 가져올 개선효과는, 공간 전문 분석 프로그램을 통해 미리 검증해 볼 수도 있습니다. 바로 퍼시스와 서울대 건축학과 최재필 교수 연구팀이 공동 개발한 OPERA라는 프로그램을 통해서인데요. 구성원 간의 시지각(Visual Perception)교류량을 분석해 커뮤니케이션, 프라이버시, 동선 이용 효율성에 대한 객관적 해석 및 평가를 제공합니다. 

 

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5단계: 실행

실행단계에서는 각 항목의 진행상황과 일정에 차질이 없도록 관리하는 것이 중요합니다. 특히 초기 계획이 잘 실현될 수 있도록 콘셉트는 물론, 각 세부항목의 실행상황을 지속적으로 모니터링하고 외부인력과 원활하게 커뮤니케이션 하는 것이 필요합니다. 또한, 새로운 사무환경 안착을 위해 필요한 내부 제도 역시 검토해야 합니다. 한국에서는 아직 일부 업계를 제외하고는 직원이 자기 자리를 벗어나 자유롭게 창의 협업공간에서 일을 하거나, 휴게공간을 사용하는 문화가 보편화되었다고 보기 힘든데요. 따라서, 실행단계에서 새롭게 생겨난 공간에 목적을 정확하게 부여하고, 사용 가이드를 제공하는 과정이 필요합니다.

A기업은 변동좌석제가 적용된 업무공간과 다양한 협의 및 지원공간을 구성원들이 활용할 수 있도록 돕는 가이드를 준비했습니다. 또한, 공용 공간의 불필요한 짐을 정리하는 ‘Clean Day’와 같은 제도의 도입 등을 함께 검토하며, 새로운 공간의 효율적인 활용을 장려했습니다.

 

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6단계: 구성원 공유

새로운 사무환경은 구성원들의 참여로 완성되는데요. 새로 계획한 사무공간을 내부 구성원들의 활발한 참여로 채워나갈 때, 비로소 사무환경 개선이 완료된 것이라 할 수 있습니다. 이를 위해 5단계에서 준비한 가이드라인과 내부 제도를 공표하고, 구성원들이 눈치보지 않고 자유롭게 새로운 공간들을 사용할 수 있도록 해야 합니다. 또한, 새로운 사무환경에 구성원들의 의견이 어떻게 반영됐는지 그 결과를 공유하고, 높이 조절 책상이나 인체공학적 의자 등의 사무가구 사용법도 자세히 설명해주는 것이 좋습니다.

A기업은 이를 위해 신사옥 입주 시 ‘스마트 오피스 유저 가이드’를 배포했는데요. 변동좌석제에 맞춘 각 부서별 영역 구분, 개인 업무기기나 서류 보관 방법, 그리고 업무 특성에 따라 3가지 형태로 계획된 가구 모듈과 회의실 이용 팁 등을 담았습니다.

 

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7단계: 거주 후 평가를 통한 개선효과 측정

일정기간 새로운 오피스를 사용한 후에는, 사무환경 개선 성과를 측정하기 위한 거주 후 평가(POE: Post Occupancy Evaluation)를 실시합니다. 사무환경 만족도에 관한 설문조사와 공간 이용 현황을 분석하는 관찰조사를 통해 개선의 효용성을 검증하고, 미비한 부분을 찾아내 보완할 수 있도록 돕는 과정입니다.

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사전 설문에서 업무 및 조직 프로세스 만족지수(WOPM)가 다소 낮았던 공공기관 B의 경우, 프로젝트 이후 업무 및 조직 프로세스 만족 등급이 5등급에서 2등급으로 상승한 것으로 나타났습니다. 사무환경 개선을 통해 사무환경과 업무 및 조직 프로세스 만족지수의 동반 상승이라는 초기의 목표를 달성한 것입니다. 

 

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미래의 오피스를 상상하다

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사무공간은 계속해서 진화해 왔습니다. 한때는 화상회의 시스템을 이용해 멀리 떨어져 있는 사람과 회의를 하는 것이 영화 속에서나 가능한 일로 여겨졌을 때가 있었죠. 이 같은 시간의 간극만큼이나, 오피스의 모습에도 큰 차이를 보이는데요. 어쩌면 지금 우리가 오피스라는 공간에서 당연하게 행하고 있는 많은 일들, 예를 들면 정시에 출근해서 정해진 자리에 앉아 개인용 컴퓨터의 전원 버튼을 누르는 일들과 같은 일들이, 10년 후, 20년 후에는 과거의 추억으로 기억될지도 모릅니다. 그리고 오피스 공간 계획과 구축 방법도 이에 맞춰 진화해가겠죠.

미래의 오피스가 어떠한 모습으로 변해갈 것인지에 대해서 사람마다, 혹은 속해있는 분야에 따라 저마다 다양한 전망을 내놓습니다. 하지만 사용자의 자율성을 극대화하는 방향으로 변해갈 것이라는 데에는 이견이 없습니다. 물리적 사무공간의 제약을 극복하는 IT와 IoT의 발달로 인해 이러한 변화에는 가속이 붙을 것이며, 그 변화의 속도는 과거 어느 때보다 빠를 것입니다.

이러한 변화에 유연하게 대처하기 위해서는, 무엇보다도 지금의 오피스를 사랑하기 위한 우리 기업만의 전략은 무엇인지 고민하는 것이 필요합니다. 미래를 위한 대비는, 현재의 사무환경과 그 안의 구성원들을 향한 관심을 키우는 것에서부터 시작되어야 합니다.

 

▶동아비지니스리뷰(DBR) 기획기사 1.2편 다시 보기
사무환경, 왜 기업변화와 혁신의 중심에 있는가 (CLICK)
건강한 사무환경을 만들기 위한 전략(CLICK)

 

 


사무환경을 개선하고 더 건강한 오피스를 만들기 위해서는 단계적인 접근법이 필요합니다. 기존오피스의 문제점 파악부터 시작해 개선의 효용성을 검증하는 거주 후 평가까지, 모든 단계가 꼼꼼히 고려되어야 함을 알 수 있었는데요. 더불어 이 과정에서 전문적인 외부인력이 만드는 차이에 대해서도 살펴보았습니다. 동아비지니스리뷰(DBR)에 소개된 ‘건강을 위한 사무환경 전략’에 대한 모든 이야기는 여기서 마치겠습니다. 그러나 사무환경에 대한 퍼시스의 이야기는 앞으로도 계속됩니다. 놓치지 말아주세요!

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