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2018. 01. 09 /

직장인을 위한 사무실 책상 정리법

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갈수록 늘어나는 매체와 정보, 높아지는 소비 수준에 맞춰 사람들의 삶이 갈수록 복잡해지면서 반대로 정리에 대한 욕구가 높아지고 있습니다. 실제 정리에 대한 노하우를 담을 책이 베스트셀러가 되기도 하고 정리수납 강좌까지 인기를 끌고 있습니다. 이러한 정리 붐이 일며 최근에는 정리 수납 관련 자격증까지 등장했죠. 

매일 9시간 이상, 제2의 생활공간으로 마주하는 사무실 책상. 여러분의 자리 어떠한 모습인가요? 프린스턴 대학교이 연구에 의하면 지저분한 책상은 정신 피로도를 높여 우리 두뇌의 집중력과 정보처리능력을 제한시킨다고 합니다. 이러한 연구 결과까지 듣고 나니 당장 내 자리를 정리해야겠다는 생각이 듭니다. 그런데 직장인의 책상 정리는 어디부터 시작해야 하는 것일까요?

 

#1 우선 책상 위를 둘러보자

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내 자리를 정리하기 전 먼저 책상 위를 둘러볼까요? 매일 잘 사용하는 물품도 있을 것이고 몇 달이 지나도록 손 한번 대지 않은 채 먼지만 쌓인 물품도 있을 것입니다. 기본적으로 책상 위에는 컴퓨터, 노트, 필기구 등 매일매일 사용하는 물품만 올려 사용하도록 합니다.

 

#2. 책상 위를 점령한 서류 정리법

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서류는 부피가 작아서 은근히 쉽게 쌓아두게 되곤 합니다. 서류는 ‘지금 사용하는 것’ ‘한동안 필요한 것’ ‘보관할 필요가 있는 중요한 것’ 등으로 분류할 수 있는데요. 확실한 용도가 있는 서류가 아니면 과감하게 버리는 습관을 가져야 합니다. 

서류 정리를 할 때에는 반드시 미처리 서류를 모아둘 박스가 필요합니다. 반송할 편지나 입금해야 할 청구서 등 아직 처리되지 않은 서류는 미처리 박스에 넣어 정리하는 것이 효율적입니다.

 

#3. 매월 정리의 날을 정한다

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아직 처리되지 않은 서류들을 모아두는 미처리 서류 보관함은 날을 잡아 주기적으로 확인해서 처리합니다. 미처리 서류 처리와 함께 전체적인 개인 공간을 정리하는 날을 만들면 더욱 좋겠죠. 

공간 정리와 함께 미처리 서류들을 한 번에 해결하는 시간을 갖는 것도 필요합니다. 결제, 입금, 수속 등의 업무라면 따로 시간을 내어 처리하는 것이 좋습니다. 지속적으로 쌓아두기만 하면 자잘한 처리 안건들이 큰 업무로 다가오게 되기 때문입니다. 

서랍, 수납함, 미처리 서류, 버릴 물건과 서류 등 자신의 개인 공간을 특별히 시간을 내어 정리하는 일은 깔끔해진 공간만큼이나 기분까지 상쾌해지게 만드는 일입니다. 더불어 물건의 위치와 내용을 확실히 알 수 있으니 일처리의 효율성 또한 확보할 수 있습니다.

 

#4. 서랍은 용도별로 구분하여 사용하기

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많은 직장인들이 서랍을 작은 개인 창고처럼 이용하는 경우가 많습니다. 눈앞에 두기는 복잡하고, 보관은 해야 하는 물건들을 서랍 안에 적당히 넣어두곤 하죠. 그러나 서랍 정리는 중요합니다. 용도별로 구분하여 사용하는 것이 물건을 찾고 사용할 때에도, 정리할 때에도 유용합니다.  

용도별 서랍 사용법은 다음과 같은 방식으로 가능합니다. 예를 들어, 첫 번째 서랍에는 자주 쓰는 문구류 및 거래처 명함, 두 번째 서랍에는 개인 용품, 세 번째 서랍에는 보관용 서류를 수납하는 식입니다. 이렇게 하면 서랍 안에 어떤 물건들이 보관되어 있는지 알기 쉽고, 서랍을 보다 효율적으로 활용할 수 있습니다.

 

#5. 각종 영수증, 증빙이 아니라면 버려도 좋다

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직장 생활을 하다 보면 다양한 영수증이 쌓이게 됩니다. 하루에도 몇 건씩 발생하는 영수증은 은근히 책상 위를 복잡하게 만들곤 하는데요. 일주일만 정리를 깜빡하더라도 상당한 양이 쌓이기 때문에 자주 정리해야 합니다. 특히 영수증에는 카드 정보가 일부 기재되어 있는 만큼 증빙이 필요한 경우가 아니라면 확인 후 즉시 버리는 것이 좋습니다.

 

“바빠서 정리할 시간이 없다”라는 말이 핑계에 불과한 이유

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업무가 바빠 정리할 시간이 없다고 말하는 사람들도 적지 않지만, 정리는 꼭 필요한 투자 항목입니다. 국내에서도 베스트셀러로 사랑받은 <설레지 않으면 버려라>의 저자이자 일본 최고의 정리 컨설턴트인 곤도 마리에에 의하면 사람들은 하루에 물건을 찾는데 최소 30분에서 길게는 두 시간 가까이 소비한다고 합니다. 만약 한 달에 20일을 근무한다면 그중 10~40 시간이 낭비되는 셈입니다. 

새해에는 내 자리 정리를 통해 이 소중한 시간을 아낄 수 있다면 훨씬 더 효율적인 업무가 가능하지 않을까요? 오피스 정리법을 활용해 오늘부터 여러분의 소중한 시간을 아껴보시길 바라겠습니다.

사무환경이 문화를 만듭니다.

 

내용 출처 : 도서 <설레지 않으면 버려라>

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