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2018. 04. 12 /

사회 초년생을 위한 비즈니스 회사 이메일 작성법

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직장인이라면 하루에도 몇 번씩 보내고 받게 되는 이메일. 그러나 사회에 첫 발을 내디딘 사회 초년생들에게는 이메일을 작성하는 것도 긴장되는 일 중 하나입니다. 알고 나면 쉽지만 누구도 먼저 알려주지는 않는 비즈니스 이메일 작성법.

메일 제목 작성만으로도 고민을 멈출 수 없는 사회 초년생이라면 지금부터 소개해 드리는 5가지 핵심 비즈니스 이메일 작성법을 참고해보세요!

 

하나, 제목에는 내용을 짐작할 수 있도록 핵심 키워드를 쓴다.

 

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이메일의 제목은 메일을 받는 사람이 어떤 업무와 관련된 내용인지 쉽게 짐작할 수 있도록 써야 합니다. 핵심 단어를 포함한 제목의 이메일은 제목만으로 어떤 업무와 관련된 내용인지 쉽게 알 수 있으며 차후 관련 내용을 찾아볼 때도 쉽게 검색할 수 있는 장점이 있습니다.


예를 들어 사안에 대한 정보 없이 ‘파일 전달드립니다’와 같은 제목만 써서 이메일을 보낸다면 메일을 받는 사람이 내용을 빠르게 파악하기 힘든 것은 물론이고 차후 필요 내용을 찾을 때 검색이 쉽지 않겠죠?
또한 필요에 따라 [공지],[긴급],[요청] 등 적절한 말머리를 사용하면 더욱 명확하게 목적을 전달할 수 있습니다.

 

둘, 상황에 적합한 인사말을 사용한다.


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이전에 상대방과 통화나 대면을 한 적이 있는 사이라도 첫 머리에는 받는 이와 자신의 소속 회사, 부서, 이름, 직급 등을 기재한 간단한 인사말을 쓰는 것이 좋습니다. 예를 들면 “ooo과장님 안녕하세요. oo기업 ooo입니다”와 같이 하면 보내는 이와 받는 이를 정확히 알 수 있습니다.

단, 수신인이 여러 명인 공지 내용 등을 보내는 경우에는 지칭 없이 “안녕하세요”와 같은 간단한 인사말로 시작할 수도 있습니다.

 

셋, 한 문장은 최대한 간결하게 작성한다


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정확한 내용을 빠르게 이해할 수 있도록 한 문장은 핵심 내용이 들어가되 가능한 간결하게 작성해야 합니다. 문장이 길어지면 집중도가 떨어지기 때문입니다.

특히 최근에는 스마트폰, 태블릿PC 등으로 이메일을 확인하는 경우도 많기 때문에 짧은 시간 내용을 잘 파악할 수 있도록 한 문장은 3줄이 넘어가지 않도록 하는 편이 좋습니다.

만약 전달 내용이 많아 본문이 길어진다면 문단을 나누고, 중요 내용에 하이라이트 처리를 하여 가독성과 주목도를 높일 수 있습니다.

 

넷, 첨부 파일 용량은 3MB를 넘지 않는다


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이메일을 발송할 때 첨부파일을 포함해야 할 때가 있습니다. 하지만 보통 사내 이메일은 용량이 제한적이기 때문에 첨부 파일 용량은 가능한 3MB를 넘지 않도록 하는 것이 바람직합니다.

만약 이미지, 영상 등 고용량의 파일을 전달해야 한다면 구글 드라이브, 드롭박스, 웹하드 등에 업로드 후 해당 링크를 상대방에게 전달하는 방법을 사용하는 것도 좋은 방법입니다. 또한 상대방이 요구한 파일 확장자, 규격 등이 있었다면 파일의 형식이 올바른지 확인해야 합니다.

 

다섯, 받는 사람과 참조 확인하기


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이메일을 모두 작성한 뒤에는 받는 사람과 참조를 구분하여 넣어야 합니다. 받는 사람(TO)에는 반드시 이메일 내용을 알아야 하는 사람, 참조(CC)에는 직접적인 관계가 없더라도 해당 내용을 알아두어야 하는 사람을 기입합니다. 이때 받는 사람이 여러 명인 경우에는 직급순으로 작성하는 것이 좋습니다.

만약 상대방에게 노출하지 않고 내·외부 사람을 참조해야 하는 상황이라면 숨은 참조(BCC)기능을 사용할 수도 있습니다.

 


지금까지 직장인이 가장 많이 사용하는 커뮤니케이션 수단인 이메일 작성법에 대해 알아보았습니다. 이메일은 간단하며 기초적인 업무이지만 업무 기록으로 남기 때문에 실수가 일어나지 않도록 주의가 필요합니다. 전송하기 전 다시 한 번 제목, 본문, 첨부파일, 받는이 등에 이상이 없는지 꼼꼼하게 확인하는 습관을 들인다면 더욱 효과적으로 이메일을 사용할 수 있을 것입니다.

 

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