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2019. 10. 22 /

업무 몰입도를 높이는 사무환경 전략이 있다.

 


최근 주 52시간 근무제의 도입과 밀레니얼 세대의 경제 진출로 인해 많은 기업의 업무 방식이 변화하고 있습니다. 주어진 시간 내에 많은 성과를 내기 위해 기업은 물론, 기업 구성원들은 기존보다 효율적으로 일하는 방법에 대해 고민하기 마련인데요. 이때 생각해야 하는 것이 바로 ‘몰입’입니다.

자율과 효율 사이, ‘몰입’

‘몰입’을 이야기할 때 빼놓을 수 없는 책, 칙센트 미하이의 『몰입 ‘FLOW’』에서는 ‘몰입’을  ‘다른 어떤 일에도 관심이 없을 정도로 지금 하는 일에 푹 빠져 있는 상태’로 정의하고 있습니다.

스스로 해야 할 일을 선택하여 효율적으로 일할 때 몰입이 잘 되는 경험을 해보신 적 있나요? 업무 몰입도를 높이는 사무환경에서 꼭 필요한 것이 바로 ‘자율’과 ‘효율’입니다. 업무를 자율적으로 수행할 수 있고, 이를 효율적으로 할 수 있는 사무환경이 조성된다면 업무 몰입이 높아지는 선순환 효과를 기대할 수 있죠.

자율적인 사무환경

내 안에서 무언가를 하고자 하는 마음이 드는 것을 ‘자율’이라고 합니다. 퍼시스와 서울대 소비트렌드분석센터(CTC)의 공동 리서치 결과에 따르면, 밀레니얼 세대는 다양한 경험을 추구하고 자신의 성장을 중요시하며 자율적으로 일하고 싶어 합니다.

# 내가 일하고 싶은 공간은 내가 선택한다

반드시 책상에서 일해야만 일이 잘 되는 것은 아닙니다. 개인적으로 생각을 정리하거나 고민할 때는 소파와 같은 편안한 공간이 필요할 때도 있죠. 또한 프로젝트 단위로 집중해서 일할 때는 협업 공간이 필요하고, 때로는 혼자 몰입할 수 있는 갇힌 공간을 선택하고 싶을 때도 있습니다. 이렇듯 자율적인 환경은 다양한 선택지 안에서 내가 일하고 싶은 곳을 직접 선택할 수 있게 하는 것입니다.

# 시간과 프로세스의 제약 없이 자유롭게 일한다

시간과 프로세스의 제약 없이 일하기 위해서는 IT의 힘이 필요합니다. 직원들이 언제 어디서든 편하게 일할 수 있도록 IT 팀이 인프라 세팅을 돕는 것이죠. 더불어 직원들이 라운지, 회의실에 혼자 있더라도 일을 하는 것으로 받아들이는 인식과 문화가 필요합니다. 이를 위해서는 기업 내 문화를 담당하는 팀의 참여도 중요합니다. 어디서든 일할 수 있는 모바일 환경 아래, 맡겨진 일에 책임감을 갖고 열심히 일할 수 있도록 믿고 맡긴다면 더욱 자율적으로 일하는 환경이 될 수 있습니다.

# 뚜렷한 목표와 오너십을 가지고 일한다

많은 오너들은 자칫 자율적인 사무환경이 업무 무책임으로 이어질 것을 우려하기도 합니다. 하지만 자율적으로 일하는 것이 무한한 자유를 이야기하는 것은 아닙니다. 자율에는 책임이 따릅니다. 규칙이나 규율은 없는 것 같지만 폭발적으로 성장하는 많은 스타트업을 살펴보면, 자율적인 문화 안에서 뚜렷한 목표와 오너십을 가지고 일하고 있죠. 기업의 비전과 문화를 함께 공유하고 자율적으로 활용하는 순환이 필요한 이유입니다.

효율적인 사무환경

한편, 합리적으로 사고하는 밀레니얼 세대는 ‘초효율주의자’로, 비효율을 싫어합니다. 여기서 말하는 효율은 자율과 이어지는 개념으로, ‘조직적 낭비는 없애고 중요한 일에 집중한다’고 정의 내릴 수 있습니다. 비효율이 없어지는 환경에서 조직의 목표에 부합하는 업무를 속도감 있게 수행할 때, 효율이 높아진다고 할 수 있습니다.

# 조직의 목표와 나의 가치를 연결한다

내가 하는 일이 회사의 방향과 목표에 잘 맞을 수 있어야 비효율을 줄일 수 있습니다. 이를 위해 타운홀 미팅 또는 워크숍을 진행할 공간 등이 많이 계획되고 있습니다. 이때 이동이 쉬운 가구를 사용하거나 벽체가 움직이는 등 유연하게 공간을 바꿀 수 있는 요소를 적용한다면 공간을 효율적으로 활용할 수 있습니다.

사진출처: Slack

또는 반드시 공간이 아니더라도 소프트웨어를 통해 효율적인 업무가 가능합니다. 지라, 컨플루언스 등의 스마트 워킹 툴을 사용하는 것입니다. 직원끼리 협업할 때, 프로젝트를 함께 할 때 알맞은 소프트웨어를 사용한다면, 업무 과정과 결과가 기록으로 남을 수 있고 빠른 의사결정이 이루어지기도 하죠.

# 느슨한 소셜로 동료들과 관계를 넓힌다

서울대 경영대 김성수 교수가 퍼시스와 함께 연구한 리서치에 따르면 조직 내에서 커뮤니케이션이 활발할수록 집단 응집력과 협력, 속도가 빨라지면서 조직 성과로 이어진다고 하는데요. 이러한 의미에서 직원들이 서로 자유롭게 만날 수 있는 공간을 만드는 것은 업무에 큰 도움이 됩니다.

# 업무방해 요소를 줄인다

|(좌) 인쇄 소음 등을 줄일 수 있는 통합 OA 룸, (우) 불필요한 회의 시간을 줄이는 스탠딩 회의

업무 효율을 높이기 위해서는 업무 방해 요소를 줄이는 것도 중요합니다. 사무실 곳곳에 흩어져 있는 복사기와 사무용 비품을 한 데 모은 통합 OA 룸을 구성할 수 있죠. 주변 사람들의 업무 소리나 동선이 업무에 거슬리는 경우, 바닥재 카펫을 분리함으로써 업무 공간과 몰입의 공간(FOCUS ZONE)을 구분할 수도 있는데요. 다만, 모든 사람이 이렇게 분리된 공간에서 일할 때 집중이 잘 되는 것은 아니기 때문에 앞서 이야기했던 자율적인 환경이 함께 조성되어야 합니다.

퍼시스의 변화

우리 회사의 변화 방향을 담기 위해서는 사무환경도 함께 바뀌어야 합니다. 퍼시스는 지난 2016년부터 효율적이고 창의적인 업무 수행을 위한 다양한 사무환경의 변화를 시도해 왔는데요.

주 52시간의 도입, 그리고 밀레니얼이 퍼시스 구성원의 85%를 차지하게 되면서 업무 방식의 변화가 더욱 절실해졌습니다. 퍼시스의 기업문화와 업무 지향점에 부합하는 스마트한 환경을 조성하고 자율적이고 효율적인 공간으로 본사를 리뉴얼하게 되었는데요. 리뉴얼 이후 사용자 조사 결과 직원의 업무 만족도는 43% 높아졌으며, 업무를 주도적으로 수행하고 자율적으로 관리할 수 있는 ‘자율성’은 68%, 효율적으로 업무 환경을 지원해주는 ‘효율성’은 36% 상승했습니다.

퍼시스 직원들은 어떤 공간에서 일할까? -팀장님, 오늘은 제가 제일 좋은 자리에 앉겠습니다

퍼시스의 본사 리뉴얼은 우리 회사가 어떻게 변화하고 싶은지, 무엇을 하고 싶은지 직원들과 충분히 공감대를 형성하고 그 방향에 맞도록 변화했기 때문에 직원들이 만족할 수 있었습니다. 물론 시간이 지나면 이러한 만족도는 다시 떨어질 것이고 세상은 빠른 속도로 변화할 것입니다. 앞으로도 계속되는 고민과 변화가 필요하겠지만, 이번 리뉴얼을 통해 퍼시스가 바꾼 공간이 다시 우리의 구성원을, 우리가 일하는 방식을 변화시킨 것을 체험했기 때문에 계속해서 앞으로 나아갈 것입니다.

자율과 효율이 함께하는 사무환경, 업무 몰입도를 높이는 사무환경이 될 수 있습니다.

사무환경이 문화를 만듭니다.

 


   

 

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