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2019. 11. 06 /

하버드비즈니스리뷰(HBR): 최적의 사무환경, 고민과 실험을 반복하라

경제 비즈니스 매거진, ‘하버드비즈니스리뷰(이하 HBR)’ 11-12월호에 퍼시스의 아티클이 게재되었습니다. 하버드 경영대학원 이선 번스타인 교수의 ‘개방형 사무실의 진실’이라는 기사에 대해 퍼시스 사무환경연구팀이 코멘터리를 기고한 것인데요.
‘최적의 사무환경, 고민과 실험을 반복하라’ 자세히보기(CLICK) 

하버드비즈니스리뷰(HBR)는 미국 하버드 경영대학원 소유의 월간 경영학 잡지입니다. 전 세계적으로 14개 에디션으로 발행하고 있으며 동아일보사에서 한국어판을 번역, 편집을 맡아 발행하고 있는 국내 최고의 경영전문지입니다.
*본 콘텐츠는 하버드비즈니스리뷰 11-12월호 ‘개방형 사무실의 진실’ 기획기사의 내용을 요약했습니다.

<개방형 사무실의 진실>

이선 번스타인 교수의 ‘개방형 사무실의 진실’을 보면, 최근 많은 기업이 개방형 사무실을 도입하고 있으며, 다양한 기술을 도입하여 협업을 촉진하고자 합니다. 하지만 이러한 시도가 모두 효과적인 것은 아닙니다. 여러 조사 결과, 직원 간 상호작용이 기대만큼 많아지지 않으며 효율적이지 못한 결과를 낳는 사례가 생기고 있습니다.

개방형 사무실의 도입이 성공을 거두지 못하는 이유는 바로, 소통을 위해 구축한 개방형 공간에서 직원들은 오히려 소통을 피하는 법을 터득하고, 다른 직원이 몰입할 때 방해하지 않기 위해서 노력하는 등 ‘제4의 벽’이 만들어지기 때문인데요. 기업에서 협업을 장려하는 것이 목표라면, 좋은 상호작용은 늘리고 비효율적 상호작용은 적어져야 하지만, 개방형 사무실이 이를 효과적으로 지원하지 못하는 것입니다.

본 아티클에서는 좋은 상호작용을 늘리기 위해서는 사람들의 움직임을 추적하는 웨어러블 센서나각종 디지털 기기 등을 통해 상호작용의 양상을 파악해야 한다고 합니다. 이러한 실험 결과를 바탕으로 사무실의 물리적 변화는 물론, 이벤트와 같은 소프트웨어적인 해결방안을 도출할 수 있게 되는 것이죠. 이처럼 협업의 아키텍처와 해부학적 구조를 개선한다면 필요한 상호작용을 증가시킬 수 있고, 이후 원하는 종류의 상호작용을 달성하는 방법을 알 수 있게 됩니다.

<최적의 사무환경, 고민과 실험을 반복하라>

이선 번스타인 교수의 ‘개방형 사무실의 진실’에 대한 퍼시스의 코멘터리 아티클은 한국 기업의 사무환경 변화 구축 사례와 퍼시스의 단계적인 사무환경 개선 사례를 바탕으로 최적의 사무환경 구축에 대해 이야기합니다. ‘개방형 사무실’에서 말하는 것처럼 사무공간에서의 협업은 협업의 해부학적 구조에 영향을 받습니다. 협업의 해부학적 구조는 사람들이 일하는 과정에서 유기적으로 생성되며, 조직문화를 결정하는 신념, 가정, 가치, 사고방식에 따라 달라집니다. 그렇기 때문에 무작정 칸막이를 없애는 개방형 사무실은 좋은 상호작용을 이끌어내기 어렵습니다.

| 퍼시스 본사

개방형 사무실을 계획할 때는 개방된 업무공간으로 인해 발생할 수 있는 문제점을 보완하는 솔루션을 함께 고려해야 합니다. 또한 이보다 더 중요한 것은 우리 회사에 필요한 공간의 형태가 과연 개방형 사무실인지를 먼저 검토하는 단계입니다. 우리 회사만의 협업의 해부학적 구조, 즉 일하는 방식을 분석해야 합니다.

‘개방형 사무실의 진실’에서 언급했던 디지털 센서를 활용하여 직원들의 활동 기록을 수집하는 것은 현재 국내에서는 활발하게 진행되고 있지 않습니다. 하지만 공간 사용자의 물리적 행태와 일하는 방식을 관찰해 공간을 계획하는 것은 사무환경을 계획할 때 꼭 필요한 단계입니다.

한국의 사무환경 변화 구축 사례

많은 기업은 협업뿐만 아니라 궁극적으로 기업 성과를 만들기 위해 노력하고 있습니다. 특히, 국내에서는 일부 공간에서 사용성을 테스트한 뒤 순차적으로 범위를 확대 적용해가는 방식을 활용하는 기업이 늘어 나고 있습니다.

사례 1ㅣ아모레퍼시픽

2017년 용산 신사옥으로 입주한 아모레퍼시픽의 경우, 국내 최고 수준의 사무환경을 구축한 사례로 손꼽히고 있습니다. 리뉴얼 당시 아모레퍼시픽그룹은 사무환경 개선을 위해 업무 효율성을 높이고 직원의 의사소통을 강화할 수 있는 신사옥을 목표로 했는데요. 오랜 기간 진행해온 신사옥 프로젝트가 끝난 뒤에도 입주 후 최근까지 매해 거주 후 평가(Post Occupancy Evaluation, POE*)을 진행하며 사용성을 검토해오고 있습니다. 사무환경 리뉴얼을 계획하는 단계에서 의도한 대로 직원들이 공간을 적절히 활용하고 있는지, 불편하거나 필요한 요소는 없는지를 지속적으로 체크하며 변화를 시도하고 있는 것입니다.

*POE란? 사무환경을 개선한 후의 물리적 환경 평가뿐만 아니라 실제 공간을 사용하고 있는 직원을 대상으로 사용성을 조사, 분석해 사무환경 개선의 구체적인 효과를 검증하는 과정.

사례 2ㅣ올림푸스한국

ㅣ 올림푸스한국

스마트오피스를 구현했던 올림푸스한국은 이전에 여러 층에 흩어져 근무하던 직원들을 한 건물로 모으고, 원활한 소통과 협업을 이룰 수 있도록 신사옥을 계획했습니다. 이를 위해 직원들을 상대로 사전조사를 진행했고 피드백을 최대한 반영했는데요. 그 결과, 사내 교류의 중심이 되는 라운지가 오피스 한가운데에 배치되었고, 직원들의 협업 행태에 맞는 소규모 미팅공간을 곳곳에 배치해 협업이 증가할 수 있도록 계획했습니다. 올림푸스한국의 문화가 담은 이번 스마트오피스 구축 사례는 여러 글로벌 지사에도 영향을 주고 있습니다.

사례 3ㅣ퍼시스의 단계적 사무환경 개선 사례

ㅣ 생각의 정원

퍼시스는 사무환경 전문기업으로서 일하는 공간에 대한 고민이 많았고, 이를 바탕으로 사무환경을 단계별로 개선했습니다. 가장 먼저, 공간 변화의 방향성을 정의하기 위해 ‘도대체 우리는 왜 사무환경을 바꾸려고 하는가?’라는 질문을 던지게 되었고, 우리가 만들고 싶은 문화와 일하고 싶은 방식을 정의했습니다.

그 이후 2016년 처음 본사 로비 공간의 변화를 시도했습니다. 직원들이 편하게 모이고 소통할 수있는 공간이 만들어지면서 자율적으로 일하는 문화가 서서히 자리잡았습니다. 그 이후로 2017년에는 자율좌석제를 적용하여 광화문 영업센터에 업무방식의 변화를 실험해보았고, 그 다음 해에는 퍼시스 연구조직이 일하는 공간인 퍼시스 그룹 연구소 스튜디오 원을 만들었습니다. 이렇게 사내 다양한 공간에서 실험한 경험을 바탕으로, 올해, 2019년에는 본사 공간 전체를 바꾸는 시도를 했습니다. 우리에게 적합한 ‘워크스마트’ 사무환경을 구축했으며, 전사 자율좌석제를 정착하는 데도 큰 어려움이 없었습니다. 이 또한 역시 완성된 형태가 아니라 꾸준히 피드백을 주고 받으며 실험과 검증을 통해 개선하고 변화하고 있습니다.

최적의 사무환경이란?

기업의 사무환경은 기업이 현재 일하는 방식과 앞으로 추구하는 방향성을 보여주는 중요한 지표입니다. 최적의 사무환경을 만들기 위해서는 단순히 시각적으로 화려한 인테리어처럼 물리적 환경으로 접근하는 것이 아닌, 우리 회사가 어떤 일을 하고 있고 앞으로 어떤 모습으로 변화하고 싶은 지에 대한 본질적인 고민에서부터 이루어져야 합니다. 수많은 고민과 실험의 반복을 통해 효율적이고 창의적으로 일할 수 있는 최적의 사무환경으로 변화하는 기업이 많아지기를 바랍니다.

자세한 이야기는 2019년 하버드비즈니스리뷰(HBR) 11-12월호에서 확인할 수 있습니다.

사무환경이 문화를 만듭니다.

 




 

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