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2015. 04. 10 /

인기 있는 회의실, 이건 꼭 있다!


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팀 간, 혹은 팀원 간의 생산적이고 창의적인 협업이 독려 되고 중요시되면서 오피스 내의 협업공간은 꾸준히 주목 받고 있습니다. 간단한 미팅부터 아이디어 교류, 그룹 업무, 교육, TFT에 이르기까지 협업 공간에서 이루어지는 업무의 형태는 매우 다양하고 그 양도 상당한데요. 이에 최근 트렌드에 따른 자유분방한 분위기의 라운지나 놀이터 같은 다양한 협업 공간들은 많아졌습니다. 하지만 업무 집중, 기밀, 소음 방지 등의 이유로 별도로 구획된 회의실은 여전히 가장 선호되는 회의 공간입니다. 여러 회의실 중에도 유독 사람들이 많이 찾는 회의실이 있는데요. 이렇게 인기 있는 회의실은 대체 어떤 요소들을 갖추고 있는 걸까요? 좋은 회의실의 조건 4가지를 지금부터 알려드리겠습니다.

 

 

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편리한 시스템

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| Yandex St. Petersburg Ⅱ (출처: zabor.net)

 회의실의 상태를 한눈에 파악할 수 있는 기능적인 시스템과 회의에 쓰일 IT 장비는 필수입니다. 특히, 프레젠테이션이 빈번하게 일어나는 업종의 기업이라면 내부에 프로젝터와 컴퓨터, TV 등의 IT 장비가 빠져서는 안 되겠지요? 회의에 필요한 여러 기기를 편리하게 연결하여 사용할 수 있는 장비가 잘 갖춰진 회의실은 그렇지 않은 회의실보다 5배 정도 더 빈번하게 이용됩니다.

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| 스마일게이트, Mazars Breda, Dreamhost (출처: www.Fursys.com, www.mplusr.nl, www.o-plus-a.com)

 

 

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능률적 협업을 위한 소도구

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| AOI (출처: www.o-plus-a.com/)

여러 사람이 모여 의견을 교환할 때는 그 내용을 빼놓지 않고 정리해놔야 추후 회의가 끝난 후 나온 아이디어나 제안들을 검토하기 쉬워집니다. 그러나 개개인이 본인의 노트나 노트북 등에 각자 정리를 하게 되면 회의에 집중하기 힘들뿐더러 전체적인 그림을 보기가 어려워지는데요. 이렇게 여럿이 함께하는 아이디어 발산, 교환, 의견 수렴에 화이트 보드만큼 유용한 도구는 없습니다. 최근에는 회의실 벽면을 아예 화이트 보드로 사용하는 인테리어가 많아졌습니다.

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| Microsoft, Facebook, Belkin (출처: www.o-plus-a.com, www.howardbuilding.com)

 

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밝고 편안한 분위기의 디자인

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| Cheil (출처: www.interiorsgroup.co.uk)

색이 사람에게 미치는 영향은 말로 다 할 수 없을 정도로 방대한데요. 특히 창의적인 사고를 도와주는 노란색이나 논리력, 통찰력을 북돋아 주는 파란색으로 회의실을 디자인하면 회의 집중도나 개인의 창의성이 활발해지며 회의의 질이 높아지는 효과를 볼 수 있습니다. 또한, 회의실마다 다른 컬러나 분위기를 적용하여 감각적인 회의 공간을 구성한다면 임직원들에게 긍정적인 반응을 얻을 수도 있습니다.

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| Moo.com, Opentable (출처: www.triflecreative.com/, www.o-plus-a.com/)

 

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수평적 가구 배치

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| Forward (출처: www.interiorsgroup.co.uk)

자유로운 의견 교류를 원한다면 상석이 없는 회의실을 만드는 것이 좋습니다. 상석이 명확한 배치에서 사람들은 대개 말수가 적어지기 때문입니다. 동일한 혹은 비슷한 경중의 의자로 편안하게 둘러앉는 원형이나 마주 보도록 구성되는 배치의 회의실은 회의 참가자들이 자유롭게 자신의 의견과 아이디어를 말할 수 있도록 도와줍니다. 하지만 상사와 회의를 진행할 때는 상석이 구분되어야 해서 선뜻 원탁이나 상석을 없앤 회의실을 이용하기 어려워하는 경우가 있는데요. 굳이 배치로 구분하지 않아도 출입구 위치나 기기 사용의 편의성 등으로 인해 상석은 정해지기 마련이니 그런 걱정은 더셔도 괜찮습니다.

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| CTAC, Cheil (출처: www.mplusr.nl, www.interiorsgroup.co.uk/)

 

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좋은 회의실을 만들기 위해 피해야 할 것

 

1. 창고처럼 쓰는 회의실
삐걱거리고 여기저기서 쓰다가 남은 가구를 모아서 회의실에 넣거나 각종 소모품, 장비 등 갈 곳 없는 물건들을 쌓아두지 마세요. 산만하고 지저분한 회의실에서는 어떤 일도 제대로 처리되지 못합니다. 창고와 회의실은 명확히 구분해주셔야 합니다.

2. 정돈되지 않은 환경
바닥에는 늘어진 코드, 천장에서 시끄럽게 도는 팬, 먼지 가득한 창 등은 깨끗하게 정리해주세요.

3. 과한 디자인
반짝거리는 불빛, 반복되는 영상, 움직이는 장난감으로 가득한 방에서는 누구라도 집중하기 어렵습니다. 재미있는 디자인의 공간도 필요하지만 모든 공간이 그럴 필요는 없습니다.

4. 좁고 갑갑한 회의실
사람들이 가득한 좁은 공간은 스트레스를 유발하고 원활한 사고를 방해합니다. 공간이 부족하다며 사면을 벽으로 막지 말고 Glass wall로 대체하여 시각적 개방감을 확보하는 것이 좋습니다.

 

 


지금까지 여러 사람과 아이디어를 공유하는 장소가 되는 회의실을 보다 효과적으로 조성할 수 있는 몇 가지 내용을 알려드렸습니다. 회의는 서로의 의견을 주고받는 것만이 아니라 다양한 시각에서 업무를 바라볼 기회가 되기 때문에 업무 효율성을 높여주는 중요한 업무 요소 중 하나이기도 합니다. 임직원들의 원활한 업무 교류를 위한 회의실을 조성하고자 할 때, 지금 알려드린 내용을 참고하시면 더 효율적인 회의실을 만들 수 있지 않을까요?

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