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2019. 06. 25 /

[오피스 참견 시점] 깔끔한 사무실의 비밀을 파헤친다!
– 수납공간, 오피스 수납공간 활용법!

오피스 참견 시점 네 번째 이야기는 바로 ‘수납공간’입니다. 오피스 속 수납공간은 크고 작은 서류를 보관하거나 개인의 자리가 어질러지지 않게 외관상으로 깔끔하게 정리해주는 역할을 합니다. 여러분의 경우는 어떠신가요? 사무실 속 수납공간을 잘 활용하고 계시나요?
많은 직장인들이 수납공간에 대해 고민하고 있는 부분은 어떤 점일까요? 설문을 통해 취합한 고민을 갖고 다 함께 살펴보도록 해요.

# 서류를 깔끔하게 정리하고 싶어요!

Q. 안녕하세요. 건축회사에 다니는 직장인입니다. 저는 업무 특성상 관련 계약서나 서류를 검토해야 할 일이 꽤 많은 편입니다. 그런데 서류가 너무 많아서 종종 어디 뒀는지 잊을 때가 많습니다. 개인 서류와 팀 서류가 분류가 안 되어 있다 보니 서류 찾느라 시간 낭비 할 때도 많거든요. 게다가 다른 팀이나 다른 사무실 직원들이 보기에도 서류가 중구난방으로 흩어져 있는 모습이 지저분해 보일까 신경도 쓰입니다. 팀 공용 서류와 개인 서류, 깔끔하게 보관할 수 있는 방법이 없을까요?

 


A. 우선 효율적인 수납공간이 꼭 필요해 보입니다. 가장 먼저 해야 할 일은 개인 서류와 팀 공용 서류를 나누어 정리하는 것입니다. 혼자 담당하고 관리하는 문서라면 개인 수납 솔루션을 책상 상하부에 두고 활용해볼 수 있는데요. 하지만 개인이 보관할 필요가 없고 공용으로 보관해야 하는 서류라면, 공용 수납장을 이용해야 합니다. 물론, 공간을 효율적으로 활용하기 위한 공용 캐비닛은 수납뿐 아니라 간단한 스탠딩 회의를 진행할 수 있도록 다양한 용도로 계획해보는 것도 좋습니다.

-개인 서류를 보관해야 할 때

| 퍼시스 인에이블

개인 서류는 개인용 멀티 캐비닛을 활용하여 정리하는 것이 나중에 서류를 찾을 때 훨씬 편리합니다. 자주 쓰는 서류는 책상 위에 있는 수납 솔루션에 보관하고, 사용 빈도가 적은 서류나 서적은 책상 하부에 별도 캐비닛을 만들어 보관한다면 관리가 더욱 수월해질 것입니다.

 

-공용 서류를 보관해야 할 때

다른 사람들과 함께 보아야 하는 공용 서류는 개인이 보관할 경우 서류 찾기가 힘들고 관리가 어려워집니다. 공용 캐비닛을 두어 필요한 문서 사용 시 장부에 기록하는 등 주기적으로 함께 관리해야 하죠. 이때, 공용 캐비닛은 팀과 팀 사이, 파트와 파트 사이에 두어 스탠딩 회의 테이블이나 가벼운 캐주얼 회의를 위한 공간으로 활용할 수 있습니다.

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이와 같이 많은 직장인분들께서 퍼시스에 ‘서류 수납’에 대한 고민을 문의해주셨습니다. 특성에 따라 개인 서류와 공용 서류를 분리하고 적절한 수납 솔루션을 통해 공간을 활용하는 것이 좋겠죠. 하지만 서류의 양을 줄이거나 체계적으로 분류하고 관리하는 것 또한 매우 중요합니다.

 

– 실천하기 쉬운 서류 정리법

1. 라벨을 붙인다.
용도에 따라 파일함 위에 라벨을 붙여 보관해보세요. 필요로 하는 서류를 찾고자 할 때, 카테고리별로 구분되어 있는 것만으로도 찾는 시간을 단축시킬 수 있을 것입니다. 또한 자신이 가지고 있는 서류인지 아닌지 모르는 경우도 많기 때문에, 서류 정리 후 엑셀 파일에 날짜나 서류 제목을 정리한다면 이후, 검색해서 찾는 데 큰 도움이 됩니다.

2. 서류 성격과 중요도에 따라 분류하기
각 서류의 성격과 중요도에 따라 분류해 정리한다면 관리가 더욱 쉬워질 것입니다. 참고용 서류, 증빙용 서류, 공유용 서류 등 자신만의 기준에 따라 나누어 보관해보세요. 더불어 자주 사용하는 것과 아닌 것 두 가지로 나누어 보관하면 버려도 되는 서류와 그렇지 않은 서류도 구분이 가능할 것입니다.

3. 스캔해서 보관하기
혹시 방대한 양의 서류로 인해 애꿎은 책상에 자리만 차지하고 있지는 않으신가요? 실물로 보관할 필요가 없다면 스캔을 활용해 파일로 보관하는 방법을 추천합니다. 종이 서류를 데이터화 시키는 것이죠. 서류가 필요할 때 새롭게 프린트하여 사용할 수 있고 검색을 통해 서류 찾기도 훨씬 수월해질 것입니다.

 

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서류에 파묻혀 정신없이 일하고 계시나요? 업무에 있어 서류를 작성하는 것도 중요하지만, 만든 서류를 잘 정리하는 것 역시 반드시 필요한 일입니다. 쌓여만 가는 서류를 분류하기 귀찮아서, 혹은 넣어 둘 공간이 없어서, 다른 사람이 정리를 하겠지 하는 생각 등으로 정리 정돈을 미룬다면 이후 더 큰 불편함을 겪게 될 테니까요. 오늘부터 정리하는 습관과 함께 여러분의 오피스 공간에 알맞은 수납 솔루션을 활용해보는 것이 어떨까요?

 

사무환경이 문화를 만듭니다.

   

 

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