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2018. 02. 06 /

우리는 왜 업무에 집중하기 어려울까? 업무 방해는 줄이고 소통은 늘리는 오피스 공간

180206_blog_%ec%98%a4%ed%94%bc%ec%8a%a4-%ea%b3%b5%ea%b0%84%ea%b3%84%ed%9a%8d6ㅣ업무 집중을 방해하는 요소

캘리포니아 대학 글로리아 마크 박사의 연구 결과에 따르면 사무직 직장인의 경우 온전히 업무에 집중하는 시간이 평균 약 11분에 불과하다고 합니다. 동료의 질문, 이메일이나 사내 메신저의 알림, 거래처의 전화, 다른 팀원의 벨 소리, 옆 팀의 회의 소음 등 오피스에서 집중을 방해하는 요소는 예상외로 다양합니다. 이들이 업무에 오래 집중하지 못하는 이유는 개인의 집중력보다는 사무환경의 문제에서 찾아볼 수 있습니다.


오픈 오피스가 정답은 아니다

180206_blog_%ec%98%a4%ed%94%bc%ec%8a%a4-%ea%b3%b5%ea%b0%84%ea%b3%84%ed%9a%8d5최근 기업 내 소통에 대한 중요성이 강조되면서 오피스 전체가 탁 트인 오픈 오피스를 선호하는 기업이 늘어나고 있습니다. 오픈 오피스는 분명 다양한 직원들이 자유롭게 소통할 수 있다는 장점이 있습니다. 그러나 한편으로는 소음 등 각종 업무 집중을 흩트리는 요소를 차단하지 못한다는 문제점이 있기도 합니다. 그렇다면 직원 간의 자유로운 소통과 개인의 업무 집중을 이룰 수 있는 사무환경은 어떤 모습일까요?


업무 방해는 줄이고 원활한 소통을 돕는 공간 배치

180206_blog_%ec%98%a4%ed%94%bc%ec%8a%a4-%ea%b3%b5%ea%b0%84%ea%b3%84%ed%9a%8d1ㅣ오피스 공간에 따로 구획된 회의공간 _ 퍼시스 광화문센터

첫째, 사람이 많이 모여 의견을 나눠야 하는 경우에는 오픈 회의 공간보다는 별도의 회의실을 사용하는 것이 좋습니다.

업무공간 바로 옆에 위치한 오픈 회의공간은 당장 협의해야 하는 업무를 동료들과 빠르게 이야기하면서 효율적으로 처리할 수 있다는 장점이 있지만 회의에 참여하지 않는 사람들에게는 업무를 방해하는 소음이 될 수 있기 때문인데요. 만약 오피스에 회의실을 다양하게 구획한다면 회의 소음이나 통행에 의한 업무 방해를 줄일 수 있습니다.

180206_blog_%ec%98%a4%ed%94%bc%ec%8a%a4-%ea%b3%b5%ea%b0%84%ea%b3%84%ed%9a%8d3ㅣ업무공간과 거리를 두고 캐비닛으로 시각을 차단한 오픈 회의공간

둘째, 소규모의 짧은 회의가 많아 오픈 회의공간이 필요한 경우에는 개인 업무가 방해가 되지 않도록 창가 또는 휴게공간 근처에 배치하는 것이 좋습니다.

다만 규모는 4인 이하의 규모로 축소하고 회의 테이블 역시 소형으로 제공하여 짧은 회의에 적합하게 구성해야 합니다. 또한, 캐비닛 등을 이용하여 시각적으로 차단하는 방법도 있습니다.

180206_blog_%ec%98%a4%ed%94%bc%ec%8a%a4-%ea%b3%b5%ea%b0%84%ea%b3%84%ed%9a%8d4ㅣ테이블과 펑거스로 간단하게 구성한 1인용 폰 부스 공간 _ 퍼시스 안성공장

셋째, 전화통화를 위한 폰 부스를 구성하는 것입니다. 오피스의 대표적인 소음 발생 원인은 바로 전화 소음입니다.

이때 긴 전화 통화를 위한 폰 부스 공간이 있다면 통화를 하는 직원은 자유롭게 소통 업무가 가능하고, 다른 직원들은 방해 없이 집중 업무가 가능해집니다.

180206_blog_%ec%98%a4%ed%94%bc%ec%8a%a4-%ea%b3%b5%ea%b0%84%ea%b3%84%ed%9a%8d2ㅣ업무공간과 구분하여 마련한 OA 실 _ 퍼시스 광화문센터

넷째, 업무공간과 OA 공간을 구분하는 것입니다.

복사기와 프린터 역시 직원들의 업무 집중을 방해하는 요소 중 하나입니다. 출력기기의 소음은 물론이고 하루에도 수많은 사람들이 통행이 많은 공간이기 때문입니다.
업무공간과 거리를 둔 곳에 OA 실을 별도로 마련한다면 직원들의 업무 집중도를 높여주는 것은 물론이고 OA 기기에서 발생하는 미세먼지도 차단할 수 있다는 장점이 있습니다.


집중과 소통의 균형을 이루는 사무환경 구성이 필요하다.

혼자 집중이 필요한 일과 직원 간 소통이 필요한 일이 있습니다. 때문에 사무환경 역시 집중 공간과 소통 공간 중 양자택일이 아닌 두 공간이 균형을 이루는 구성으로 이루어져야 합니다.

‘집중’과 ‘소통’이 조화를 이루는 사무환경은 구성원들의 전반적인 업무 효율은 물론 업무 만족도 또한 높여주는데요. 실제 ‘집중’과 ‘소통’이 조화를 이루는 사무환경에서 구성원들의 집중 업무 효율은 22%, 협업 효율은 17%, 업무 만족도는 35% 상승했다고 합니다. (Gensler, US Workspace Survey, 2013)

물론 집중하기 좋은 오피스와 소통하기 좋은 오피스를 모두 달성하는 것은 매우 어려운 일입니다. 때문에 기업에서 우선시하는 가치를 파악하고 공간의 장단점을 잘 파악하여 적재적소에 배치하는 치밀한 공간계획이 반드시 필요합니다.

사무환경이 문화를 만듭니다.

참고도서 : FURSYS BOOKS, <사무환경이 문화를 만든다>

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