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2017. 11. 28 /

종이 없는 회의는 불편하다? 페이퍼리스 회의에 대한 퍼시스의 실험!

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종이 없는 사무실, 상상이 가시나요? 오피스에서 너무도 당연하게 사용하고 있는 종이는 쉬운 사용법과 접근성, 익숙함으로 인해 그 무엇도 쉽게 대체할 수 없을 것이라고 생각하곤 합니다.

그러나 지금 우리는 종이보다 ‘이것’을 더 많이 사용하고 있습니다. 바로 디지털 화면입니다. 하루 종일 눈을 떼지 못하는 스마트폰 화면부터 컴퓨터 모니터, 프로젝터, 대형 스크린 등 다양한 종류의 디지털 화면은 이미 우리 일상에 깊이 자리 잡았습니다.

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디지털 화면을 중심으로 한 업무 환경의 변화는 일하는 방식까지 바꿔놓고 있습니다. 글로벌IT 기업들을 중심으로 빠르게 확산되고 있는 ‘페이퍼리스 오피스(Paperless Office)’가 바로 그것입니다.

페이퍼리스 오피스란 종이 서류를 대신하여 전자문서를 사용하는 사무환경을 의미합니다. 회의 자료나 보고서, 결재서류 등을 종이로 인쇄하는 대신 파일 형태로 공유하는 것을 대표적인 예로 들 수 있는데요.

이러한 페이퍼리스 오피스는 문서를 출력하는 데 드는 시간을 줄여주고 상대적으로 자료를 찾기가 쉬워지는 등 업무 효율성이 높아지는 환경을 만들어줍니다.

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이처럼 페이퍼리스가 여러 장점을 가지고 있음에도 불구하고 많은 기업들이 회의 진행 시 참석자 수에 맞게 혹은 그 이상으로 종이 인쇄물을 준비하곤 합니다. 각자 손에 쥔 인쇄물이 있어야 회의에 대한 집중력도 높아지고 회의 참여자들의 학습 효과 또한 높아질 것이란 기대감 때문입니다. 많은 사람들이 이 전통적인 방식에 대한 강한 믿음을 가져왔습니다.

그러나 정말 그럴까요? 여기, 페이퍼리스 회의에 대한 사람들의 인식을 알아본 퍼시스의 실험 결과가 있습니다.

“사람들은 종이보다 모니터를 선호할까?1129_%eb%b8%94%eb%a1%9c%ea%b7%b82

실험은 간단합니다. 같은 층에 나란히 위치한 큰 회의실과 작은 회의실의 내부 세팅을 다르게 하여 직원들이 어떤 세팅의 회의실을 더 많이 사용하는지 알아보았는데요.

먼저 실험 첫 5주는 같은 층에 나란히 위치한 큰 회의실과 작은 회의실 중 큰 회의실에만 디스플레이를 배치(Setting A)하였고 다음 5주는 작은 회의실에만 디스플레이를 배치(Setting B)하여 직원 사용률 변화를 관찰했습니다.

언뜻 생각하기에는 공간적 여유가 있는 큰 회의실을 더 선호할 것 같지만 결과는 의외였습니다.1129_%eb%b8%94%eb%a1%9c%ea%b7%b81

큰 회의실에 디스플레이를 놓았을 때는 작은 회의실보다 약 2배를 더 사용하였고, 작은 회의실에 디스플레이를 옮겼을 때는 큰 회의실보다 약 1.3배를 많이 사용한 것입니다.

실험이 끝난 뒤 실제 회의실을 이용한 직원들의 대답은 간단했습니다. 회의를 진행할 때 자료를 출력하는 것보다 모니터를 바라보며 하는 것이 훨씬 간편했고, 이런 회의를 반복하다 보니 종이가 없더라도 편하게 회의를 진행할 수 있었다는 것입니다. 우리는 이미 종이보다 모니터를 편하게 느끼고 있었습니다.

이 실험 결과를 통해 우리는 사람들이 문서를 출력하여 회의하는 이유가 종이 자체를 선호하기보다는 회의 자료를 출력하여 회의하는 기존의 방법에 익숙하기 때문이라는 사실을 알 수 있습니다. 페이퍼리스 회의가 가능한 환경만 주어진다면 더 쉽고 빠른 페이퍼리스 오피스를 선호한다는 것이죠.

1128_%eb%b8%94%eb%a1%9c%ea%b7%b84ㅣ 페이퍼리스 회의에 적합한 비콘

다만 페이퍼리스가 쉽고 빠른 협업 방법이라는 사실을 알고 있어도 페이퍼리스 회의를 할 수 있는 환경이 갖춰지지 않았다면 실행하기 어렵습니다. 페이퍼 리스 회의를 원활하게 진행하기 위해서는 디스플레이와 IT기기, 무선 자료 공유 등을 지원해주는 시스템을 갖추는 것이 좋습니다.

> 쉽고 빠른 페이퍼리스 회의를 가능하게 하는 비콘 시리즈 보러가기 

“우리는 이미 종이보다 모니터가 편하다”

종이에 대한 익숙함을 뒤집는 놀라운 실험 결과. 생각보다 우리는 훨씬 더 디지털 스크린에 익숙했고, 결과는 이를 증명하고 있습니다. 우리는 우리가 우려하는 것보다 페이퍼리스 오피스를 맞이할 준비가 더 되어있었던 셈입니다.
먼 미래가 아닌 눈앞에 성큼 다가온 페이퍼리스 오피스, 여러분은 이 변화의 물결을 맞이하실 준비가 되셨나요?

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