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2017. 12. 05 /

페이퍼리스 회의실을 만들기 위한 3가지 조건

1205_%eb%b8%94%eb%a1%9c%ea%b7%b81디지털과 함께 우리 곁에 다가온 페이퍼리스. 지난번 퍼시스의 특별한 실험 결과를 통해 우리가 생각보다 훨씬 더 페이퍼리스 문화에 근접해 있음을 이야기 한 바 있는데요.


▶종이 없는 회의는 불편하다? 페이퍼리스 회의에 대한 퍼시스의 실험!

 

우리는 이 실험을 통해 회의 참석자들이 함께 공유할 수 있는 스크린의 존재가 종이 문서보다 회의 효율에 더 큰 영향을 끼치고 있음을 알 수 있었습니다.
하지만 페이퍼리스 회의를 할 수 있는 환경이 갖춰지지 않았다면 실행 할 수가 없겠죠. 그렇다면 페이퍼리스 회의실은 구체적으로 어떤 모습이어야 할까요?

 

1. 디스플레이를 설치하라

ㅣ 디스플레이 사용이 편리한 비콘 ㅣ 디스플레이 사용이 편리한 비콘

첫 번째는 디스플레이입니다. 기존에는 많은 오피스에서 대형 스크린이 필요할 때 빔 프로젝터와 대형 스크린을 설치하여 활용 했었습니다. 그러나 빔 프로젝터는 비용이 높고 관리가 어려울 뿐만 아니라 시스템 특성상 화질이 떨어져 세밀한 내용을 체크하기에는 부족한 것이 사실입니다.

그래서 아주 큰 대형 강당이나 강연장이 아닌 이상은 TV나 대형 모니터를 사용하는 편이 더 경제적입니다.

다양한 크기의 디스플레이와 컴퓨터 본체를 간단히 연결할 수 있기 때문에 최근에는 4인 이하 소형 회의실이나 캐주얼 회의실, 혹은 오픈 회의 공간 등의 장소에도 많이 사용되고 있습니다.

IT기기를 효율적으로 지원하는 퍼시스 제품들

 

 

2. 클라우드 기반 자료 공유 시스템으로 USB로부터 해방!

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두 번째는 쉽고 안전한 자료 공유 시스템입니다. 과거에는 메일로 자료를 보내놓고 사용하거나 USB나 외장하드 등에 자료를 담아서 파일을 이동시키는 작업을 하곤 했었습니다. 이런 방식은 해당 파일을 담은 하드웨어(외장하드, USB, 노트북 등)를 잃어버릴 위험이나 보안상 자료가 유출될 수 있다는 위험이 항상 존재해왔습니다.

그러나 최근에는 회의실 참석자들이 쉽게 자료를 공유하고 파일을 열어보며 회의할 수 있도록 돕는 자료 공유 서버가 필수적인 요소로 자리잡고 있습니다. 공유 서버에 파일을 올려두면 파일 분실의 위험의 문제도 줄어들고, 열람 자격 또한 제한할 수 있어 보안상의 이슈도 쉽게 해결 가능하기 때문이죠.

자체 서버를 통한 공유 시스템부터 AWS(아마존 웹서비스), 드롭박스, 원드라이브 등 글로벌 서비스의 비즈니스 계정을 이용한 시스템까지 다양한 방식으로 사내 공유 서버 구축이 가능하며 갈수록 비용 또한 저렴해지고 있는 상황이기에 추천할 만합니다.

 

3. 화면 공유로 회의 효율을 높여주는 ‘스크린 쉐어링’

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셋째는 다른 회의 참석자들과 자신의 모니터 화면을 공유하는 ‘스크린 쉐어링’입니다.
갈수록 많은 사람들이 인쇄물보다는 자신의 노트북을 지참하거나 스크린을 보며 회의하는 것을 선호하기에 쉽고 간편하게 화면을 공유하는 일은 회의 진행에 있어 무척 중요한 요소가 되었습니다.

ㅣ 연결케이블 없이 화면 공유가 가능한 ‘비콘 클릭쉐어’ ㅣ 연결케이블 없이 화면 공유가 가능한 ‘비콘 클릭 쉐어’

화면 공유 시스템 ‘클릭쉐어’를 사용하면 별도의 연결 케이블이 없어도 자신의 화면을 다른 참여자들에게 즉시 공유할 수 있습니다. 소형 유닛을 노트북에 연결하여 대형 디스플레이에 노트북 화면을 출력하는 방식인데요.
클릭쉐어와 같은 공유 시스템은 회의 참석자들이 준비해 온 자료를 쉽고 빠르게 공유할 수 있도록 도와주기 때문에 보다 효율적이고 원활한 회의를 이끄는데 큰 도움이 됩니다.

회의문화를 혁신적으로 바꿔놓다! 클릭쉐어 개봉기
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페이퍼리스를 넘어 스마트로

디지털 스크린에 익숙한 우리의 생활은 이미 페이퍼리스 문화에 적응되고 있습니다. 이제 오피스의 하드웨어 환경이 뒷받침된다면 회의와 업무 진행에 있어 원활한 페이퍼리스 문화가 자라날 수 있겠죠. 앞서 말씀 드린 세가지 요소를 회의실에 적용할 수 있다면 페이퍼리스 오피스를 보다 빨리 구축할 수 있을 것입니다.
눈앞에 성큼 다가온 페이퍼리스, 이제 가까운 미래가 될 이 눈부신 변화를 여러분은 어떻게 준비하고 계시나요?

사무환경이 문화를 만듭니다.

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