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2018. 09. 10 /

우리 ‘심플’하게 일합시다. – 업무’량’보다 ’질’을 높이는 단순화 기법

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“아… 일이 너무 많아..”

우리는 매일 입버릇처럼 이런 말을 합니다. 최선을 다하고 있는 것 같은데 일은 끝이 없게만 느껴지고 효율도 자꾸 떨어지는 것 같은 생각이 들죠. 우리는 정말 너무 많은 일에 파묻혀 있는 것일까요?

세계적인 기업 컨설턴트 리사 보델은 “일이 많은 게 아니라 복잡해서 바쁠 뿐이다”라고 말합니다. 업무가 복잡해지면 업무의 양이 많아지고 이는 업무의 질을 저하시킨다는 것이죠. 이 말은 거꾸로 일을 단순화하면 업무의 질을 높이고 보다 쉽게 일을 할 수 있다는 뜻이기도 합니다.

그렇다면 업무의 복잡성은 어떻게 줄일 수 있을까요? 우리는 스티브 잡스가 강조했던 단순화라는 단어에서 힌트를 발견해 볼 수 있습니다.

스티브 잡스는 애플의 비전, 경영, 제품, 광고 등 모든 것에 있어 ‘단순화’시키는 것을 강조했습니다. 그가 말한 단순화란 불필요한 요소를 줄이고 핵심적인 포인트를 지키는 것을 말합니다. 마치 휴대폰 전면의 통화, 뒤로 가기, 메뉴, 종료, 방향키 등 다양한 버튼을 단 하나의 ‘홈버튼’으로 통일 시킨 것과 같이 말이죠.

그렇다면 업무’량’보다 ’질’을 높이기 위해 우리는 어떤 단순화 전략을 활용할 수 있을까요?

 

하나, 업무 복잡도 파악하기 – 원인을 알아야 해결할 수 있다! 직원 의견 들어보기

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모든 문제의 해결은 원인을 제대로 파악하는 데서 시작합니다. 우리가 얼마나 복잡하게 일하고 있는지 아는 것이 우선이죠. 업무의 복잡성을 파악하기 위한 가장 좋은 방법은 직원들의 의견을 조사하는 것입니다. 현장에서의 어려움은 관리자 선에서 모두 파악하기가 쉽지 않기에 실무자들의 의견이 중요합니다.


실제 현대카드는 직원들의 의견을 반영하여 내부 보고 시에는 불필요한 PPT 사용을 금지하였으며, 결재 단계와 문서 형식을 간소화했습니다. 그 외에도 이메일 서명 양식이나 서류 발급시스템 등 리스크가 낮은 항목부터 복잡성을 줄인 결과 현대카드는 연간 25만 시간에 달하는 업무시간을 성공적으로 단축할 수 있었습니다.

 

둘, 업무를 얼마나 단순화시켜야 할까? – 업무 단순화 정도를 리더가 결정해야 하는 이유

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직원들의 목소리에 귀를 기울여 업무 복잡성을 파악했다면 다음은 실질적인 조치가 이루어져야 합니다. 각 기업별, 산업별로 일의 방식이 다르기 때문에 어떤 것이 정답이라고 말할 수는 없지만 공통적으로 적용할 수 있는 한가지 중요한 방법이 있습니다. 바로 ‘리더의 노력’입니다.

일반적으로 실무 직원에게 스스로 업무를 단순화해서 일하라고 한다면 잘 해야 10~20% 정도를 줄일 수 있다고 합니다. 그들이 스스로 결정하고 바꿀 수 있는 권한의 폭이 작기 때문입니다. 그러나 더 많은 권한과 능력이 있는 리더가 움직인다면 어떨까요? 아마 그들이 기업 내에서 가진 영향력만큼이나 큰 변화를 이끌 수 있을 것입니다.

미국 사우스웨스트 항공사는 이런 리더의 과감한 결단으로 큰 성과를 거둔 기업입니다. 갈수록 늘어나는 항공기 종류로 인해 현장 직원들은 관리에 대한 어려움을 토로했고, 당시 회장이었던 허브 켈러허는 이를 받아들였습니다. 그는 직원들의 업무 복잡성을 낮추기 위해 비행기 기종을 보잉 737로 통일하는 혁신적인 결정을 내렸습니다. 항공기 종류를 통일함으로써 직원들의 기술 이전과 학습의 속도를 높이고 보다 효율적인 정비체계를 갖추도록 한 것이죠.

사우스웨스트 항공은 리더의 현명한 결정을 통해 직원들은 업무 복잡성을 낮추는 것은 물론이고 궁극적으로는 항공기 운항 안전성을 높이는데도 긍정적인 영향을 주게 되었습니다.

 

셋, 업무 복잡성을 낮추는 협업의 힘 – 역할분담과 책임이 명확해야 한다.

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복잡성에 대해 정확히 진단하고 리더의 결단을 통해 효과적으로 개선한다고 끝나는 것이 아닙니다. 복잡했던 업무들이 단순화되고 절차가 간소화되면서 동시에 중요해지는 요소는 ‘협업’입니다.

업무의 복잡성은 일 자체에서 오기도 하지만 담당자 간 혹은 부서 간 커뮤니케이션 오류에서 발생하는 경우도 있기 때문입니다. 이런 경우 업무 영역을 명확히 정하고 리스트화 한 뒤 서로의 책임과 권한을 문서화하여 공유하는 것이 효율적입니다. 서로 자신의 역할과 책임에 대해 정확하게 인지해야 오해나 갈등 없이 책임감 있게 일을 추진하고 성공적인 결과를 도모할 수 있기 때문입니다.

 


모호함은 생산성의 가장 큰 적입니다. 문제가 무엇인지 명확히 정의하고, 권한 있는 리더가 책임감 있게 변화를 추진하며, 각 부서 간 오해가 없도록 합의된 형식으로 역할과 책임을 나누어 공유한다면 복잡성은 상당 부분 해결할 수 있는 문제일 것입니다.

지금, 여러분의 조직이 복잡성의 늪에 빠져있다고 느끼신다면 위에 설명해 드린 내용을 통해 보다 심플하고 효율적으로 바꿔보는 것은 어떨까요?


내용출처
김성남, <미래조직 4.0>
리사 보델, <심플, 강력한 승리의 전략>
리처드 코치, 그레그 록우드,<무조건 심플>
http://blogview.hyundaicardcapital.com/1510

   

 

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