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2017. 11. 21 /

“신사옥으로 이전한 A기업 직원들이 불만 가득한 이유는?” 사무환경 구축에 반드시 Work DNA가 필요한 이유

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#장면1.
얼마 전 창사 10주년을 맞이해 신사옥에 입주한 A기업. 화려하기만 한 인테리어와 좋다는 사무환경 요소는 전부 벤치마킹해 집어넣었는데 입주 한 달이 지난 지금 직원들의 반응은 냉랭하기만 합니다.

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#장면2.
갈수록 어려워지는 회사 상황에 활기를 불어넣고자 과감한 오피스 리모델링을 진행한 B기업. 요즘 실리콘 밸리에서 유행한다는 ‘개방형 오피스’를 테마로 여러 해외 사례를 따라 유명 글로벌 IT기업처럼 오피스를 꾸몄지만 소통이 늘긴커녕 ‘겉모습만 번지르르 해졌을 뿐 실속이 없다’는 내부 비판에 직면했습니다.

“예전만 못하다.” 두 기업에서 나타난 직원들의 공통적인 반응입니다. 예상치 못한 반응 앞에서 경영진은 당혹스럽기만 합니다. 적지 않은 예산을 투입해서 좋다는 요소들을 모두 반영한 것 같은데 실제 돌아오는 피드백은 부정적인 반응 일색이기 때문입니다.

처음에는 익숙하지 않아서 그렇겠거니 생각했지만 한 달, 두 달, 시간이 지나도 직원들의 만족도는 나아질 기미가 보이지 않았습니다.
더 나은 사무환경 조성과 직원들의 업무 효율성 강화를 위해 사옥을 이전하고 오피스를 리모델링 했는데, 대체 왜 이런 결과가 나온 것일까요?

ㅣ퍼시스 광화문센터 ㅣ퍼시스 광화문센터

좋은 오피스는 쉽게 만들어지지 않는다

앞선 두 기업 모두 구성원들에게 더 좋은 사무환경을 제공하고 이를 통해 더욱 높은 업무 효율과 원활한 소통을 이룰 수 있길 기대했지만 전혀 다른 결과를 마주하고 있습니다.  사무환경을 개선했음에도 불구하고 직원들의 불만이 크다면, 이에 대한 근본적인 원인을 찾아내고 이를 또다시 개선하기 위한 노력을 기울여야 합니다. 그렇다면 사무환경 개선에 어려움을 겪게 되는 이유는 무엇일까요?

첫째, 무엇을 개선해야 할지 모르는 상태에서 사무환경 개선을 시작했기 때문입니다.

사무환경 개선을 시작할 때 가장 먼저 해야 할 고민은 ‘무엇을 목적으로, 왜 사무환경 개선을 해야 하는가?’입니다.
어떤 오피스가 좋은 오피스인지, 우리 오피스의 장점과 단점은 무엇인지, 어떤 부분을 개선해야 할지에 대한 고민이 부족한 상태에서의 사무환경 개선은 앞선 사례와 같이 이것저것 설비적인 부분에만 집착해 본래의 개선 방향을 잃어버리기 쉽습니다.

ㅣ 페이퍼리스 회의가 가능한 회의 업무공간 ㅣ 페이퍼리스 회의가 가능한 회의공간

둘째, 트렌드로 회자되는 사무환경 요소들을 고민 없이 무조건적으로 수용했기 때문입니다.

최근 국내외 오피스 환경에 대한 관심이 높아지면서 글로벌 IT기업, 인기 있는 스타트업, 국내 대기업 등 다양한 기업들의 사무환경 구축 사례들이 자주 회자되고 있습니다. 이들 기업이 도입한 변동(자율)좌석제, 페이퍼리스, 유선전화 제거, 개방형 오피스 등이 정답인 것처럼 보이기도 합니다.  그러나 사무환경은 절대 유행에 휩쓸려선 안됩니다. 자세히 살펴보면 이들 기업 역시 자사의 성격과 목적에 따라 사무환경의 방향을 명확히 하고 있음을 알 수 있습니다. 기업의 비전과 기업문화 업의 특성 등을 파악하여 공간의 목적과 이유에 맞는 부분들을 취사선택할 수 있어야 합니다.

셋째, 구성원들의 불만 요소를 제거하는 데에만 주목했기 때문입니다.

사전에 직원들의 불만과 의견도 충분히 수렴을 했고, 일부 개선 효과까지 보았지만 지속적으로 건의사항이 발생할 수 있습니다. 이는 나무만 보고 숲은 보지 못하는 경우로, 불만이 나올 때마다 눈에 보이는 표면적인 불만요소에만 집중해 환경을 변경하는 것이 문제일 수 있습니다.
불만의 근본적인 이유를 고려하지 않고 불만사항을 해결하는 데만 집중한다면 사무환경 전체적인 조화도 깨지고 계속 만족도는 줄어들 수 있습니다.

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‘Work DNA’를 생각하는 사무환경 구축이 중요하다

사무환경 구축에 있어 이런 중요한 실수들을 벗어나기 위해선 어떻게 해야 할까요? 무엇보다 그 회사의 ‘Work DNA’를 아는 것이 가장 중요합니다.
‘Work DNA’란 직원들의 업무 특성과 커뮤니케이션 관계 등 직군별로 서로 다를 수밖에 없는 고유의 일하는 방식을 뜻합니다. 오피스와 기업의 Work DNA가 맞아 떨어지지 않는다면 아무리 좋은 오피스를 벤치마킹하더라도 사무환경이 개선될 수 없습니다.

이를 위해서는 기업 스스로의 Work DNA를 제대로 아는 것이 무엇보다 중요합니다. 업종별 특성뿐만 아니라 기업 내 마케팅, 영업, 인사/총무, 디자인, 연구/개발 등 서로 다른 직군들의 특성을 정확히 파악할 때 사무환경 개선에 필요한 진짜 요소들 또한 알 수 있기 때문입니다. 진정한 사무환경 개선은 여기서부터 시작됩니다.

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ㅣ업무 특성을 고려하여 변동좌석제를 적용한 업무공간(퍼시스 광화문센터)

예를 들어 생산성을 높이는 방식으로 알려져 크게 이슈가 되었던 변동(자율)좌석제의 경우도 고정된 자리에서 서류 업무를 하는 경우가 대부분인 회사에서는 오히려 일하기 불편한 환경일 수 있습니다. 마치 장인이 만든 고급구두라도 사이즈가 맞지 않으면 발을 아프게 하는 것처럼 말이죠. 하지만 외근이 많아 책상 이용 시간이 적은 회사에는 적합하기 때문에 공간 효율성과 생산성을 높여주는 좋은 방법이 될 수 있습니다.

기업의 문화를 사무환경에 녹여라

좋은 사무환경은 곧 기업의 문화와 업무적 특성이 녹아 있는 것이라고 할 수 있습니다. 기업 스스로 업의 특성과 분위기, 문화 등을 가지고 있는지 잘 알고 있느냐에 따라 사무환경 구축의 만족도와 올바른 개선 방향 도출이 가능할 것입니다. 그래서 사무환경이 곧 기업의 문화이고, 기업의 문화가 곧 사무환경이라고 할 수 있습니다.

사무환경이 문화를 만듭니다.

출처: 퍼시스 북스 사무환경이 문화를 만든다.

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